He creado una infografía de ayuda para aquellos que empiezan con GMail. Lo he dividido en dos partes sobre todo por un problema de espacio, está hecho para que entre en una página A4 por si alguien lo quiere imprimir.

En esta primera parte explico las pantallas de configuración y la bandeja de entrada. Solo está puesto lo importante para empezar a usar el correo de Google. En unos días subiré la segunda parte.

Primeros pasos con GMail → Parte I. [Imprimir] Ver la imagen Librería Bubok
 

Google Sites sirve para poner contenidos en internet en formato de página web. La ventaja que tiene la página web sobre un documento de Google Docs es que en Google Sites podemos añadir contenidos multimedia o formularios y enlazar a otras páginas o contenidos de forma sencilla.

Con Google Sites como con todos los productos de Google podemos colaborar en grupo para la creación de contenidos, mantener información actualizada, compartir documentos y archivos de todo tipo o tener un blog básico.

Google Sites está pensado para usuarios con conocimientos básicos de internet, os cuento como se hace.

Nota. Para acceder a Sites lo hacemos desde el enlace Más ▼ dentro de GMail.

Paso 1. Poner nombre al Site.

Poner el nombre a nuestro Site puede ser un quebradero de cabeza ya que la mayoría de los nombres que se nos ocurrirán estarán reservados, el que siempre estará libre es nuestro usuario de Google (el nombre de delante de la @ de nuestro correo), si escogemos éste ya tendremos hecho el primer paso.

Paso 2. Escoger el diseño.

El siguiente paso consiste en elegir el diseño que queremos que tenga nuestra página, a estos diseños Google los llama Temas. Podemos elegir entre más de 50 temas gráficos.

Paso 3. Más opciones.

En más opciones podemos poner una descripción del sitio. Esta descripción es el texto que aparece debajo del enlace en los resultados de una búsqueda de Google o Bing. También podemos establecer el grado de privacidad de nuestros contenidos.

Nota. Por defecto cuando creamos un Site éste es público para todo el mundo. Si no rellenamos estas opciones podemos ajustarlas más adelante mediante la acción "Administrar sitio".

Paso 3. Rellenar la palabra garabato.

Una vez que pulsamos el botón Crear sitio, si todo lo hemos rellenado bien (nombre del sitio y garabato) habremos creado el Sitio vacío, el siguiente paso es llenarlo de contenido.

En el siguiente capítulo os enseñaré como añadir páginas de distintos tipos y a insertar contenidos. La web es el formato que mejor se adapta a los contenidos educativos o profesionales por su capacidad multimedia, podemos insertar vídeos, mapas de Google, galerías de imágenes con Picassa, formularios y un largo etcétera.

Aunque esta opción de Calendar hace tiempo que está disponible hay muchos usuarios que todavía lo desconocen.

En la página de configuración de Google Calendar tenemos una pestaña dedicada a la Configuración para móviles. Lo único que tenemos que hacer es introducir nuestro nº de teléfono, una vez hecho esto Google nos enviará un SMS con el código de verificación, éste código lo tenemos que poner en la casilla correspondiente de esta página de configuración.

Nota 1. Si no recibimos el mensaje o lo borramos por casualidad podemos hacer que nos lo vuelvan a enviar.

Nota 2. La pestaña de Configuración de Calendar está en la parte superior derecha de la página debajo de Configuración.

Una vez que hemos vinculado nuestro número a Calendar podemos establecer que todas las notificaciones sean por SMS además de por correo electrónico o solo las que consideremos oportunas.

Para establecer las notificaciones tenemos que ir, en la misma página de configuración, a la pestaña Calendarios y desde ahí establecemos nuestras preferencias.

Es sencillo y muy práctico además de gratis (Google corre con los gastos) y como son mensajes SMS funciona con todos los móviles.

Los formularios son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.

Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.

Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.

Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.

Opciones de la zona superior:

Añadir elemento. Podemos elegir entre varios tipos:

Texto → Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.

Texto de párrafo → Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.

Tipo test → Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.

Casillas de verificación → Son botones que se pueden marcar o desmarcar.  

Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.

Elegir de una lista → Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar. 

Escala → Sirve para que el usuario valore en una escala de números.

Cuadrícula → Es parecido al anterior pero podemos poner un título.

Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:

Modificar          Duplicar         Borrar

→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.

La siguiente opción es Tema: Plain sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.

→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aplicar.

Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario. La dirección (URL) que reciben es la misma que aparece en la parte de inferior de la pantalla de nuestro formulario.

Esta URL la podemos copiar en el portapapeles para usarla como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL  no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.

Resumen. La primera opción de este botón sirve para ver un resumen de nuestro formulario en forma de gráficos y tantos por ciento.

Con la segunda opción nos vamos a la hoja de cálculo en la que está basado el formulario donde estarán todas las respuestas. Si tenemos conocimientos de hojas de cálculo podemos modificar los valores o personalizar aún más nuestro formulario.

En Más acciones tenemos Insertar que nos da el código para poderlo incluir en nuestro blog o página web.

Modificar confirmación sirve cambiar el mensaje de agradecimiento una vez enviado el formulario, podemos poner lo que queramos.

Lo básico de la hoja de cálculo

Cuando abrimos el formulario desde la página de inicio de Google Docs nos lleva a la hoja de cálculo, esto puede ser desconcertante para personas que no saben usarlas, os explico lo básico.

Una vez que abrimos el formulario en la hoja de cálculo tenemos que fijarnos en el menú Formulario (1). El número entre paréntesis son las respuestas al formulario, en este caso, una.

Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.

Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.

También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.

El botón compartir es otra de la sección de la hoja de cálculo en la que tenemos que fijarnos, una vez desplegado, tenemos que hacer clic en Definir reglas de notificación.

Las reglas de notificación es la forma en la que vamos a recibir notificaciones cuando se rellene el formulario, su utilización es muy intuitiva.

Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar antes de mandarlo y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.

→  Ver ejemplo de formulario y si te apetece lo rellenas.

Ya está disponible para todos los usuarios de Windows el plugin Google Cloud Connect, los usuarios de Mac tendremos que esperar todavía un poco.

Google Cloud Connect es un plugin gratuito que sirve para hacer copias de nuestros documentos de Office en Google Docs. No he podido testearlo porque soy usuario de Apple, si alguien lo prueba que ponga sus impresiones en los comentarios.

→ + info en esta entrada.

→ Enlace a Google Cloud Connect

Google Docs permite hacer índices de forma automática usando los estilos de encabezados.  A mi esta manera me parece poco flexible y prefiero hacerlos de forma manual usando los marcadores y luego enlazando a esos marcadores, os explico como:

Según vamos escribiendo el documento, al escribir los capítulos vamos añadiendo marcadores [Insertar > Marcador], de esta forma al acabar los contenidos tenemos también puestos los marcadores en cada capítulo.

Nota: Identificamos los marcadores por una marca azul y el sistema se encarga de identificarlo con el nombre del capítulo o apartado que hemos escrito.

Luego nos vamos al inicio del documento y escribimos el índice. Para acabar enlazamos cada capítulo al marcador correspondiente [Insertar > Enlazar] y en la ventana que se nos abre escoger Marcador como en la imagen de abajo.

Formalmente se suele poner el principio de los capítulos al inicio de las páginas.

Nota: Google pone de forma automática los saltos de página, es decir las marcas de paginación, pero a veces no funciona bien en la primera página, justo donde esta el índice y hay que forzarlo insertando un salto de página.

Para ver el resultado nos descargamos el documento en PDF y vemos si funciona. Para ver como funcionan los saltos de página lo hacemos con el menú archivo > vista previa para imprimir.

→ Ver documento de ejemplo

Si tenéis alguna duda ponerla en los comentarios y trataré de solucionarla.

El Visor de documentos sirve para ver documentos online sin tener los programas instalados en el ordenador.

Hasta ahora soportaba todos los archivos comunes de ofimática tanto de Microsoft Office como Open Office, PDF's y vídeos. A partir de ahora también soporta archivos gráficos generados por programas como Autocad, Photoshop o Illustrator.

La lista completa de los nuevos archivos soportados es esta:

• Microsoft Excel (.XLS and .XLSX)
• Microsoft PowerPoint 2007 / 2010 (.PPTX)
• Apple Pages (.PAGES)
• Adobe Illustrator (.AI)
• Adobe Photoshop (.PSD)
• Autodesk AutoCad (.DXF)
• Scalable Vector Graphics (.SVG)
• PostScript (.EPS, .PS)
• TrueType (.TTF)
• XML Paper Specification (.XPS)

Yo lo he probado con archivos Postcript, Illustrator, Autocad y Photoshop y los abre sin ningún problema. El archivo de Photoshop pierde un poco de calidad quizás porque estaba en baja resolución.

Si hacéis pruebas poner los resultados en los comentarios.

Google ha cambiado totalmente la página principal de Google Docs. Os dejo un gráfico con la nueva organización de los documentos y una explicación debajo con todos los cambios.

➊ Nuevo. Desde este menú creamos nuevos documentos. Éstos pueden ser formularios, documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, colecciones (antiguas colecciones) o desde una plantilla.

Al elegir nuevo documento éste se abrirá en ventana nueva o en el caso del Firefox o Chrome en una pestaña nueva.

Si creamos un documento nuevo desde la plantilla se nos abre una nueva ventana con plantillas prediseñadas de todo tipo para empezar a usar la que mas nos convenga.

➋ Subir. Se utiliza para cargar documentos en Google Docs desde nuestro ordenador o desde una dirección URL. Aunque no tengamos instalados los programas de Microsoft Office o Adobe Acrobat podemos ver y trabajar con estos formatos subiéndolos a Google Docs. También podemos subir archivos de sonido o vídeo.

Para subir cualquier tipo de documento, sigue estos pasos:

• Haz clic en el botón Subir situado en la parte superior de la barra lateral de la página Lista de documentos.
• Haz clic en Examinar.
• Selecciona el documento, la hoja de cálculo o la presentación que quieras abrir.
• Haz clic en Abrir.
• Haz clic en Subir archivo. El archivo cargado aparecerá en la lista de documentos.

Nota. Con Google Chrome tenemos la opción de arrastrar el archivo desde nuestro ordenador directamente al navegador.

Para subirlo desde una dirección URL hay que meter la dirección en la casilla correspondiente (http://www.website.es/archivo), y luego hacer clic en Subir archivo.

También se pueden subir archivos por medio del correo electrónico desde esa misma pantalla copiando y pegando la dirección de correo electrónico que nos ofrece Google Docs.

➌ Documentos, Imágenes o vídeo

Desde estas pestañas accedemos directamente a este tipo de documentos. Si tenemos muchos tipos de documentos, como imágenes, vídeos, presentaciones, etc es mas fácil acceder a ellos si los listamos por tipo.

➍ Más opciones ▼

Haciendo clic en cualquiera de las opciones del submenú nos listará los documentos que estén dentro de ese ámbito.

Por ejemplo, si hacemos clic en Compartido conmigo, sólo nos mostrará los archivos que tenemos compartidos.

➎ Acciones ▼ Abrir. Abre el documento que tenemos marcado en una ventana o pestaña nueva de nuestro navegador.

➏ Acciones ▼ Compartir. Para compartir cualquier documento antes tenemos que seleccionarlo.

Google Docs entiende los permisos de los documentos de tres formas diferentes, documentos propietarios, de colaboradores o lectores.

Permisos de propietarios

• Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, así como invitar a otros colaboradores y lectores.

• Pueden suprimir documentos, hojas de cálculo y presentaciones y, por lo tanto, eliminar la autorización de acceso a colaboradores y lectores.

Nota: para suprimir completamente un documento, una hoja de cálculo o una presentación y eliminar la autorización de acceso a este elemento, debes suprimirlo y, a continuación, Vaciar la papelera.

Permisos de colaboradores

• Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

• Pueden invitar a otros colaboradores y lectores o suprimirlos (si el propietario les ha dado permiso).

• Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación.

Permisos de lectores

• Pueden ver la versión más reciente de un documento, una hoja de cálculo o una presentación, pero no realizar cambios.

• Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación.

Añadir colaboradores y lectores

Existen dos maneras de compartir en Google Docs: desde la lista de documentos o directamente desde un documento, una hoja de cálculo o una presentación.

Para compartir desde la lista de documentos:

• En la lista de documentos marca el documento que quieras compartir y haz clic en el botón Acciones q > Compartir.
• Escribe la dirección de correo electrónico de los usuarios o las listas de correo que quieras añadir.
• Selecciona como colaboradores o como lectores en la lista desplegable.
• Agrega un mensaje y haz clic en Enviar invitación (esto es opcional).

Más adelante veremos la opción de compartir desde dentro de un documento.

Cambiar la visibilidad del documento

Existen tres opciones de visibilidad diferentes: privado, para cualquier usuario que reciba el enlace y público en la Web.

Privado. Cuando se crean, todos los documentos son privados.Cuando creas un documento privado, eres la única persona que puede acceder a él. Esto te permite otorgar acceso a otros usuarios. Cualquier persona que intente acceder al documento deberá iniciar sesión en su cuenta de Google para comprobar si tiene acceso a él. Es útil si quieres trabajar en colaboración dentro de un círculo cerrado de personas

Cualquier usuario que reciba el enlace

La opción Cualquier usuario que reciba el enlace es idónea para permitir que un grupo de personas acceda fácilmente a la información de un documento (siempre que no sea confidencial).

Por ejemplo, si eres profesor de instituto y quieres compartir un plan de estudios y un listado de libros, puedes incluir esa información en un documento que tenga habilitada la opción "Cualquier usuario que reciba el enlace" y enviar el enlace a los alumnos.

Los documentos de esta categoría no suelen indexarse en los motores de búsqueda, pero puede que se muestren en los resultados de búsqueda si la URL del documento aparece en otra página web que esté indexada.

Público en la Web

Si quieres que un documento esté disponible públicamente para todo el mundo, configúralo como público. Es posible que los documentos públicos se indexen en motores de búsqueda y se muestren en páginas de resultados de búsqueda. Además, cualquier usuario que encuentre la dirección web puede acceder a ellos.

Si también seleccionas la opción "Permitir que cualquier persona modifique los elementos", cualquier usuario que encuentre el documento podrá verlo y modificarlo.

➐ Acciones ▼ Añadir estrella. Una forma de diferenciar ciertos documentos.

➑ Acciones ▼ No mostrar en la página principal. Oculta cualquier documento marcado de la página principal. Si queremos verlo tenemos que hacer clic en Todos los elementos de la barra lateral izquierda.

➒ Acciones ▼ Organizar. Desde esta sección nos vamos a la ventana de organización de las colecciones. Las colecciones, antes llamadas carpetas, es la forma de tener organizados los documentos.

Para poder organizar colecciones antes tenemos que crearlas. Para crear una colección, basta con seguir estos pasos:

Haz clic en el botón Nuevo que se encuentra en la parte superior de la barra lateral de la página Lista de documentos.

• Selecciona Colección en el menú desplegable.
• En la pantalla que aparece, sitúa el cursor sobre el campo denominado Colección nueva e introduce un nombre para la colección.

La colección que has creado aparece tanto en la sección Todas las colecciones de la barra lateral como en la Lista de documentos.

Podemos crear colecciones dentro de otras colecciones o cambiarle el color. Para cambiar el color hay que hacer clic con el botón secundario del ratón y elegir Cambiar color

Para mover documentos a colecciones lo podemos hacer usando la opción Organizar o marcarlo y arrastrarlo con el ratón al icono de la colección.

➓ Acciones ▼ Cambiar nombre... cambia el nombre del documento que tenemos marcado.

⓫ Acciones ▼ Marcar como no visualizado. Nos puede servir para volver a revisar documentos que ya habíamos visualizado.

⓬ Acciones ▼ Descargar... Con esta opción nos descargamos los archivos seleccionados a nuestro ordenador. Podemos elegir varios archivos a la vez marcándolos con la tecla Control o ⌘ en Mac.

Podemos descargarnos hasta 2 GB de una vez. También podemos elegir todos los documentos para hacer una copia en nuestro ordenador.

⓭ Acciones ▼ Enviar a la galería de plantillas. Sirve para enviar un documento a la web de Plantillas de Google. Cuando hacemos esto automáticamente se convierten los permisos del documento a público.

⓮ Acciones ▼ Mover a la papelera. Suprime los archivos seleccionados.

Ten en cuenta que aunque estén en la papelera, tus colaboradores seguirán teniendo acceso a los documentos mientras no borres la papelera.

Siempre que no borres la papelera tendrás acceso a los documentos. Para recuperar un documento de la papelera tienes que pulsar en Acciones q Eliminar de la papelera.

⓯ Mis Colecciones. Un listado de nuestras colecciones. Cuando hacemos clic accedemos directamente al listado de documentos que estén dentro de esa colección...

→ Este artículo está sacado del capítulo IV de mi libro Herramientas de Google para docentes.

→ Bájate el gráfico de arriba en PDF

Uno de los problemas que se nos plantean cuando recibimos trabajos es saber si los contenidos que han generado los alumnos son originales o si se han limitado a copiar trabajos de páginas como vagos.es u otras.

La tecnología sale en nuestra ayuda con herramientas online, es decir que no tenemos que instalar nada, que rastrean la web para buscar contenidos similares.

Yo he escogido Dupli Checker y Plagium aunque hay mas. Lo único que hay que hacer es pegar párrafos de los trabajos en el área que tenemos "ad hoc" y el sistema nos da una relación de los sites o documentos donde hay concordancias. La ventaja de Dupli Checker es que podemos testear documentos completos seleccionandolos desde nuestro ordenador pero esta limitado al formato .txt. Realmente con seleccionar los párrafos adecuados es suficiente.

Estas aplicaciones son totalmente gratuitas. En el próximo trabajo que recibáis probarlas... y comentar los resultados.

Google acaba de añadir la funcionalidad perdida que todos estábamos esperando, se trata de la coloración de las revisiones de un documento colaborativo. Ahora de un vistazo podemos ver que ha escrito cada alumno ya que cada colaborador tiene un color y haciendo clic encima de cada uno se colorea el texto que ha escrito o las notas.

Es francamente sencillo de utilizar. Al "Historial de revisiones" se accede desde el menú Archivo.