Si necesitáis traducir documentos de otros idiomas podéis usar Google Docs. Los archivos soportados son HTML, OpenOffice (ODT), Microsoft Office (DOC y DOCX) y PDF's.

Lógicamente la traducción luego hay que revisarla pero se acerca lo suficiente para hacernos una idea en nuestro idioma.

Para que funcione bien con los archivos PDF, éstos tienen que tener texto, si están hechos solo con imágenes puede que Google no pueda convertirlos con su OCR. Como mejor funciona es con archivos de texto.

Los pasos a seguir son estos:     

① Subir el archivo a Google Docs.

② Tenéis que seleccionar que Google convierta los documentos, presentaciones y PDF's al formato de Google Docs.

③ Seleccionar el idioma de origen del documento.

④ Abrir el documento y en herramientas seleccionar traducir y el idioma.

⑤ Una vez hecho esto nos preguntará por el nombre del nuevo documento ya que hace una copia con la traducción y mantiene el original.

Al refrescar nuestra bandeja de entrada de Google Docs estará la copia con el documento traducido y el original.

Google ha añadido la vista de paginación a todos sus documentos. Ahora se ven los saltos de página según vamos escribiendo, algo que se echaba muy en falta a la hora de componer documentos extensos e ir viendo como nos iba quedando.

La experiencia de usuario cada vez se acerca más a los programas de escritorio como Open Office o Microsoft Word.

Por defecto está activado en todos los documentos, para acceder lo hacemos desde el menú Ver y ahí podemos elegir el tipo de vista.

A la hora de imprimir si usamos el navegador Google Chrome podemos imprimir directamente sin necesidad de descargarnos el archivo. Con otros navegadores, a la hora de imprimir, Google Docs tiene que convertir el archivo en PDF, luego lo descarga y lo imprimimos desde nuestro lector de PDF's como Adobe Acrobat o Vista Previa.

Los formularios son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.

Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.

Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.

Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.

Opciones de la zona superior:

Añadir elemento. Podemos elegir entre varios tipos:

Texto → Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.

Texto de párrafo → Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.

Tipo test → Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.

Casillas de verificación → Son botones que se pueden marcar o desmarcar.  

Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.

Elegir de una lista → Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar. 

Escala → Sirve para que el usuario valore en una escala de números.

Cuadrícula → Es parecido al anterior pero podemos poner un título.

Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:

Modificar          Duplicar         Borrar

→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.

La siguiente opción es Tema: Plain sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.

→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aplicar.

Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario. La dirección (URL) que reciben es la misma que aparece en la parte de inferior de la pantalla de nuestro formulario.

Esta URL la podemos copiar en el portapapeles para usarla como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL  no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.

Resumen. La primera opción de este botón sirve para ver un resumen de nuestro formulario en forma de gráficos y tantos por ciento.

Con la segunda opción nos vamos a la hoja de cálculo en la que está basado el formulario donde estarán todas las respuestas. Si tenemos conocimientos de hojas de cálculo podemos modificar los valores o personalizar aún más nuestro formulario.

En Más acciones tenemos Insertar que nos da el código para poderlo incluir en nuestro blog o página web.

Modificar confirmación sirve cambiar el mensaje de agradecimiento una vez enviado el formulario, podemos poner lo que queramos.

Lo básico de la hoja de cálculo

Cuando abrimos el formulario desde la página de inicio de Google Docs nos lleva a la hoja de cálculo, esto puede ser desconcertante para personas que no saben usarlas, os explico lo básico.

Una vez que abrimos el formulario en la hoja de cálculo tenemos que fijarnos en el menú Formulario (1). El número entre paréntesis son las respuestas al formulario, en este caso, una.

Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.

Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.

También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.

El botón compartir es otra de la sección de la hoja de cálculo en la que tenemos que fijarnos, una vez desplegado, tenemos que hacer clic en Definir reglas de notificación.

Las reglas de notificación es la forma en la que vamos a recibir notificaciones cuando se rellene el formulario, su utilización es muy intuitiva.

Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar antes de mandarlo y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.

→  Ver ejemplo de formulario y si te apetece lo rellenas.

Google Docs permite hacer índices de forma automática usando los estilos de encabezados.  A mi esta manera me parece poco flexible y prefiero hacerlos de forma manual usando los marcadores y luego enlazando a esos marcadores, os explico como:

Según vamos escribiendo el documento, al escribir los capítulos vamos añadiendo marcadores [Insertar > Marcador], de esta forma al acabar los contenidos tenemos también puestos los marcadores en cada capítulo.

Nota: Identificamos los marcadores por una marca azul y el sistema se encarga de identificarlo con el nombre del capítulo o apartado que hemos escrito.

Luego nos vamos al inicio del documento y escribimos el índice. Para acabar enlazamos cada capítulo al marcador correspondiente [Insertar > Enlazar] y en la ventana que se nos abre escoger Marcador como en la imagen de abajo.

Formalmente se suele poner el principio de los capítulos al inicio de las páginas.

Nota: Google pone de forma automática los saltos de página, es decir las marcas de paginación, pero a veces no funciona bien en la primera página, justo donde esta el índice y hay que forzarlo insertando un salto de página.

Para ver el resultado nos descargamos el documento en PDF y vemos si funciona. Para ver como funcionan los saltos de página lo hacemos con el menú archivo > vista previa para imprimir.

→ Ver documento de ejemplo

Si tenéis alguna duda ponerla en los comentarios y trataré de solucionarla.

El Visor de documentos sirve para ver documentos online sin tener los programas instalados en el ordenador.

Hasta ahora soportaba todos los archivos comunes de ofimática tanto de Microsoft Office como Open Office, PDF's y vídeos. A partir de ahora también soporta archivos gráficos generados por programas como Autocad, Photoshop o Illustrator.

La lista completa de los nuevos archivos soportados es esta:

• Microsoft Excel (.XLS and .XLSX)
• Microsoft PowerPoint 2007 / 2010 (.PPTX)
• Apple Pages (.PAGES)
• Adobe Illustrator (.AI)
• Adobe Photoshop (.PSD)
• Autodesk AutoCad (.DXF)
• Scalable Vector Graphics (.SVG)
• PostScript (.EPS, .PS)
• TrueType (.TTF)
• XML Paper Specification (.XPS)

Yo lo he probado con archivos Postcript, Illustrator, Autocad y Photoshop y los abre sin ningún problema. El archivo de Photoshop pierde un poco de calidad quizás porque estaba en baja resolución.

Si hacéis pruebas poner los resultados en los comentarios.

Google ha cambiado totalmente la página principal de Google Docs. Os dejo un gráfico con la nueva organización de los documentos y una explicación debajo con todos los cambios.

➊ Nuevo. Desde este menú creamos nuevos documentos. Éstos pueden ser formularios, documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo, colecciones (antiguas colecciones) o desde una plantilla.

Al elegir nuevo documento éste se abrirá en ventana nueva o en el caso del Firefox o Chrome en una pestaña nueva.

Si creamos un documento nuevo desde la plantilla se nos abre una nueva ventana con plantillas prediseñadas de todo tipo para empezar a usar la que mas nos convenga.

➋ Subir. Se utiliza para cargar documentos en Google Docs desde nuestro ordenador o desde una dirección URL. Aunque no tengamos instalados los programas de Microsoft Office o Adobe Acrobat podemos ver y trabajar con estos formatos subiéndolos a Google Docs. También podemos subir archivos de sonido o vídeo.

Para subir cualquier tipo de documento, sigue estos pasos:

• Haz clic en el botón Subir situado en la parte superior de la barra lateral de la página Lista de documentos.
• Haz clic en Examinar.
• Selecciona el documento, la hoja de cálculo o la presentación que quieras abrir.
• Haz clic en Abrir.
• Haz clic en Subir archivo. El archivo cargado aparecerá en la lista de documentos.

Nota. Con Google Chrome tenemos la opción de arrastrar el archivo desde nuestro ordenador directamente al navegador.

Para subirlo desde una dirección URL hay que meter la dirección en la casilla correspondiente (http://www.website.es/archivo), y luego hacer clic en Subir archivo.

También se pueden subir archivos por medio del correo electrónico desde esa misma pantalla copiando y pegando la dirección de correo electrónico que nos ofrece Google Docs.

➌ Documentos, Imágenes o vídeo

Desde estas pestañas accedemos directamente a este tipo de documentos. Si tenemos muchos tipos de documentos, como imágenes, vídeos, presentaciones, etc es mas fácil acceder a ellos si los listamos por tipo.

➍ Más opciones ▼

Haciendo clic en cualquiera de las opciones del submenú nos listará los documentos que estén dentro de ese ámbito.

Por ejemplo, si hacemos clic en Compartido conmigo, sólo nos mostrará los archivos que tenemos compartidos.

➎ Acciones ▼ Abrir. Abre el documento que tenemos marcado en una ventana o pestaña nueva de nuestro navegador.

➏ Acciones ▼ Compartir. Para compartir cualquier documento antes tenemos que seleccionarlo.

Google Docs entiende los permisos de los documentos de tres formas diferentes, documentos propietarios, de colaboradores o lectores.

Permisos de propietarios

• Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, así como invitar a otros colaboradores y lectores.

• Pueden suprimir documentos, hojas de cálculo y presentaciones y, por lo tanto, eliminar la autorización de acceso a colaboradores y lectores.

Nota: para suprimir completamente un documento, una hoja de cálculo o una presentación y eliminar la autorización de acceso a este elemento, debes suprimirlo y, a continuación, Vaciar la papelera.

Permisos de colaboradores

• Pueden editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

• Pueden invitar a otros colaboradores y lectores o suprimirlos (si el propietario les ha dado permiso).

• Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación.

Permisos de lectores

• Pueden ver la versión más reciente de un documento, una hoja de cálculo o una presentación, pero no realizar cambios.

• Pueden exportar a su disco duro local una copia del documento, la hoja de cálculo o la presentación.

Añadir colaboradores y lectores

Existen dos maneras de compartir en Google Docs: desde la lista de documentos o directamente desde un documento, una hoja de cálculo o una presentación.

Para compartir desde la lista de documentos:

• En la lista de documentos marca el documento que quieras compartir y haz clic en el botón Acciones q > Compartir.
• Escribe la dirección de correo electrónico de los usuarios o las listas de correo que quieras añadir.
• Selecciona como colaboradores o como lectores en la lista desplegable.
• Agrega un mensaje y haz clic en Enviar invitación (esto es opcional).

Más adelante veremos la opción de compartir desde dentro de un documento.

Cambiar la visibilidad del documento

Existen tres opciones de visibilidad diferentes: privado, para cualquier usuario que reciba el enlace y público en la Web.

Privado. Cuando se crean, todos los documentos son privados.Cuando creas un documento privado, eres la única persona que puede acceder a él. Esto te permite otorgar acceso a otros usuarios. Cualquier persona que intente acceder al documento deberá iniciar sesión en su cuenta de Google para comprobar si tiene acceso a él. Es útil si quieres trabajar en colaboración dentro de un círculo cerrado de personas

Cualquier usuario que reciba el enlace

La opción Cualquier usuario que reciba el enlace es idónea para permitir que un grupo de personas acceda fácilmente a la información de un documento (siempre que no sea confidencial).

Por ejemplo, si eres profesor de instituto y quieres compartir un plan de estudios y un listado de libros, puedes incluir esa información en un documento que tenga habilitada la opción "Cualquier usuario que reciba el enlace" y enviar el enlace a los alumnos.

Los documentos de esta categoría no suelen indexarse en los motores de búsqueda, pero puede que se muestren en los resultados de búsqueda si la URL del documento aparece en otra página web que esté indexada.

Público en la Web

Si quieres que un documento esté disponible públicamente para todo el mundo, configúralo como público. Es posible que los documentos públicos se indexen en motores de búsqueda y se muestren en páginas de resultados de búsqueda. Además, cualquier usuario que encuentre la dirección web puede acceder a ellos.

Si también seleccionas la opción "Permitir que cualquier persona modifique los elementos", cualquier usuario que encuentre el documento podrá verlo y modificarlo.

➐ Acciones ▼ Añadir estrella. Una forma de diferenciar ciertos documentos.

➑ Acciones ▼ No mostrar en la página principal. Oculta cualquier documento marcado de la página principal. Si queremos verlo tenemos que hacer clic en Todos los elementos de la barra lateral izquierda.

➒ Acciones ▼ Organizar. Desde esta sección nos vamos a la ventana de organización de las colecciones. Las colecciones, antes llamadas carpetas, es la forma de tener organizados los documentos.

Para poder organizar colecciones antes tenemos que crearlas. Para crear una colección, basta con seguir estos pasos:

Haz clic en el botón Nuevo que se encuentra en la parte superior de la barra lateral de la página Lista de documentos.

• Selecciona Colección en el menú desplegable.
• En la pantalla que aparece, sitúa el cursor sobre el campo denominado Colección nueva e introduce un nombre para la colección.

La colección que has creado aparece tanto en la sección Todas las colecciones de la barra lateral como en la Lista de documentos.

Podemos crear colecciones dentro de otras colecciones o cambiarle el color. Para cambiar el color hay que hacer clic con el botón secundario del ratón y elegir Cambiar color

Para mover documentos a colecciones lo podemos hacer usando la opción Organizar o marcarlo y arrastrarlo con el ratón al icono de la colección.

➓ Acciones ▼ Cambiar nombre... cambia el nombre del documento que tenemos marcado.

⓫ Acciones ▼ Marcar como no visualizado. Nos puede servir para volver a revisar documentos que ya habíamos visualizado.

⓬ Acciones ▼ Descargar... Con esta opción nos descargamos los archivos seleccionados a nuestro ordenador. Podemos elegir varios archivos a la vez marcándolos con la tecla Control o ⌘ en Mac.

Podemos descargarnos hasta 2 GB de una vez. También podemos elegir todos los documentos para hacer una copia en nuestro ordenador.

⓭ Acciones ▼ Enviar a la galería de plantillas. Sirve para enviar un documento a la web de Plantillas de Google. Cuando hacemos esto automáticamente se convierten los permisos del documento a público.

⓮ Acciones ▼ Mover a la papelera. Suprime los archivos seleccionados.

Ten en cuenta que aunque estén en la papelera, tus colaboradores seguirán teniendo acceso a los documentos mientras no borres la papelera.

Siempre que no borres la papelera tendrás acceso a los documentos. Para recuperar un documento de la papelera tienes que pulsar en Acciones q Eliminar de la papelera.

⓯ Mis Colecciones. Un listado de nuestras colecciones. Cuando hacemos clic accedemos directamente al listado de documentos que estén dentro de esa colección...

→ Este artículo está sacado del capítulo IV de mi libro Herramientas de Google para docentes.

→ Bájate el gráfico de arriba en PDF

Google ha anunciado esta semana el lanzamiento de Cloud Connect, un plugin para Microsoft Office, que una vez instalado, cada vez que le damos a "guardar" nos hace una copia en Google Docs, Lógicamente hay que tener una cuenta de Google para que funcione.

Cloud Connect funciona con Word, Excel y Powerpoint en sus versiones Office 2003, 2007 y 2010 por lo que es 100% compatible. Una vez que están sincronizados podemos usarlos como siempre en Docs, colaborar, compartir, etc. y son accesibles desde cualquier dispositivo conectado a internet, incluidos los móviles

De momento Cloud Connect solo está disponible por medio de invitación, en unos días lo tendremos público, o eso espero...

Para insertar un mapa de Google en Docs tenemos que usar una hoja de cálculo. Esto es así porque el mapa usa datos dinámicos que son la ubicación geográfica y esto en Google Docs solo puede hacerse con una hoja de cálculo.

Para empezar rellenamos las celdas con las ubicaciones que queremos que nos muestre el mapa, pueden ser tantas como queramos, seleccionamos las celdas y luego nos vamos al menú Insertar/Gadget y elegimos en la sección de mapas el servicio de Google Maps.

Una vez seleccionado nos sale otra ventana de opciones del Gadget (imagen de la izquierda) y nos marca las celdas seleccionadas previamente y podemos ponerle nombre o elegir el tipo vista del mapa que queremos.

Las otras opciones son reservar la última columna para la descripción (tooltip) o poder usar la rueda del ratón para desplazarnos por el mapa.

Una vez hecho esto solo tenemos que darle a aplicar y cerrar para que nos inserte el mapa. Podemos acceder a esta ventana de configuración en cualquier momento por si queremos añadir ubicaciones desde el menú contextual en la parte superior izquierda del Gadget.

Una vez terminado el mapa lo podemos compartir o publicar en una página web. Es realmente sencillo de utilizar, os pongo a continuación un mapa de ejemplo.

Haz clic en la imagen para ver el ejemplo de un mapa publicado.

Google acaba de añadir la funcionalidad perdida que todos estábamos esperando, se trata de la coloración de las revisiones de un documento colaborativo. Ahora de un vistazo podemos ver que ha escrito cada alumno ya que cada colaborador tiene un color y haciendo clic encima de cada uno se colorea el texto que ha escrito o las notas.

Es francamente sencillo de utilizar. Al "Historial de revisiones" se accede desde el menú Archivo.

Ya no hace falta tener instalado o comprar Microsoft Office para poder ver documentos creados con la Suite de Ofimática, ahora puedes convertir estos documentos usando Google Docs, no tienes más que subir los archivos y automáticamente se convierten.

También han añadido la función OCR, Reconocimiento Optico de Caracteres para imágenes y documentos PDF.

Os pongo a continuación los tipos de archivo y las limitaciones de tamaño.

Convertir documentos - hasta 500 KB por archivo:

Microsoft Word (.doc y .docx), texto de OpenDocument (.odt) y texto de StarOffice (.sxw)
Texto enriquecido (.rtf), texto sin formato (.txt) y HTML (.htm y .html)

Convertir presentaciones - hasta 10 MB por archivo:

Microsoft PowerPoint (.ppt y .pps)

Convertir hojas de cálculo - hasta 1 MB por archivo:

Archivos de Microsoft Excel (.xls y .xlsx) y hojas de cálculo de OpenDocument (.ods)
Valores separados por comas (.csv)

Google advierte que el formato puede variar ligeramente (por ejemplo, notas al pie de la página, índices, control de cambios y comentarios, gráficos incrustados, tablas dinámicas y animaciones de diapositivas). Para personas que como yo, no tenemos instalado el Office, esto no es ninguna novedad, sobre todo si el documento es muy complicado, tanto el Open Office como el Apple Pages adolecen de lo mismo, pequeñas variaciones al convertir.

Convertir texto de archivos de imagen o PDF (OCR) - hasta 2 M por archivo:

Fotos, documentos escaneados, capturas de pantalla, etc. (.jpg, .gif y .png)

Archivos PDF (.pdf)

Como veis el OCR se queda un poco corto, sobre todo porque funciona mejor con imágenes a alta resolución, si se nos queda corto siempre se puede hacer por trozos o páginas sueltas, en el caso de archivos PDF, aunque es más engorroso.

Tenéis mas información en las páginas de ayuda de Google