Ya no hace falta tener instalado o comprar Microsoft Office para poder ver documentos creados con la Suite de Ofimática, ahora puedes convertir estos documentos usando Google Docs, no tienes más que subir los archivos y automáticamente se convierten.

También han añadido la función OCR, Reconocimiento Optico de Caracteres para imágenes y documentos PDF.

Os pongo a continuación los tipos de archivo y las limitaciones de tamaño.

Convertir documentos – hasta 500 KB por archivo:

Microsoft Word (.doc y .docx), texto de OpenDocument (.odt) y texto de StarOffice (.sxw)
Texto enriquecido (.rtf), texto sin formato (.txt) y HTML (.htm y .html)

Convertir presentaciones – hasta 10 MB por archivo:

Microsoft PowerPoint (.ppt y .pps)

Convertir hojas de cálculo – hasta 1 MB por archivo:

Archivos de Microsoft Excel (.xls y .xlsx) y hojas de cálculo de OpenDocument (.ods)
Valores separados por comas (.csv)

Google advierte que el formato puede variar ligeramente (por ejemplo, notas al pie de la página, índices, control de cambios y comentarios, gráficos incrustados, tablas dinámicas y animaciones de diapositivas). Para personas que como yo, no tenemos instalado el Office, esto no es ninguna novedad, sobre todo si el documento es muy complicado, tanto el Open Office como el Apple Pages adolecen de lo mismo, pequeñas variaciones al convertir.

Convertir texto de archivos de imagen o PDF (OCR) – hasta 2 M por archivo:

Fotos, documentos escaneados, capturas de pantalla, etc. (.jpg, .gif y .png)

Archivos PDF (.pdf)

Como veis el OCR se queda un poco corto, sobre todo porque funciona mejor con imágenes a alta resolución, si se nos queda corto siempre se puede hacer por trozos o páginas sueltas, en el caso de archivos PDF, aunque es más engorroso.

Tenéis mas información en las páginas de ayuda de Google

Google Docs acaba de mejorar las opciones de compartir documentos. La capacidad de compartir mi cuenta de Google Docs es crucial para el uso en las clases. Entre otras muchas cosas se pueden agregar comentarios a documentos, trabajos en grupo sobre un mismo documento, enviar enlaces de presentaciones de trabajos o apuntes… y necesito que se puedan compartir estos materiales con mis alumnos con facilidad y eficacia.

Estas son la nuevas funcionalidades:     

- Mejora de las opciones de visibilidad. Los documentos de Google Docs ahora pueden ser identificados como: privado, cualquier persona con el link (enlace), o público en la web.

Privado: Al crear un documento, usted es la única persona con acceso a él y luego podemos dar acceso a otras personas.

Cualquiera que tenga el link: Si seleccionamos compartir para “Cualquier persona con el enlace,” es como un número de teléfono. De la misma manera que cualquiera que conozca un número de teléfono puede llamar, cualquiera que conozca la dirección web o URL de ese documento puede verlo. Esta opción aparece al hacer clic en Obtener el enlace para compartir

Público en la web. Cualquier persona tiene acceso al documento. Estos documentos públicos son automáticamente indexados por los motores de búsqueda como Google, por lo que puede aparecer en los resultados de búsqueda también.

- Acceso visible a simple vista: las opciones de visibilidad para sus documentos ahora aparecen junto a cada título de cada documento y en la lista de documentos. Usted puede ver la lista completa de editores y lectores haciendo clic en la opción de visibilidad junto al título del documento o en el botón Compartir.

- Un interfaz más simple: Han eliminado la interfaz de tres fichas y lo han reemplazado con un cuadro de diálogo que le permite ver quién tiene acceso, administrar el acceso e invitar a otros.

- Cambios en bloque en la lista de documentos: Ahora puede modificar la configuración de uso compartido de documentos múltiples a la vez mediante la selección de múltiples documentos y seleccionar > Compartir > Compartir ajustes.

Animado por amigos y compañeros he publicado un manual de herramientas básicas de Google, el correo electrónico GMail, la agenda dietario Calendar y el editor de textos Google Docs en la librería Bubok.

Está dirigido a aquellas personas que quieran tener en un solo documento toda la ayuda de estos programas y no tener que buscarla en la web de Google o para tener una versión en papel siempre a mano.

La versión en papel esta encuadernada en DIN A4 y a color para que se vean bien los gráficos de ayuda. La versión digital de momento está en formato PDF, en unos días espero ponerlo en formato eBook.

Espero que sirva de ayuda. Las actualizaciones y nuevas funcionalidades de estos programas las iré añadiendo a este blog. Os animo, a los que estéis interesados, a visitar este blog de vez en cuando o que os suscribáis a las RSS

Google no para de hacer actualizaciones en Google Docs para que funcione aún mejor.

Os dejo el enlace a la página oficial de Google Docs con un resumen de las últimas novedades. En esta página van añadiendo todo lo nuevo, por lo que es bueno visitarla de vez en cuando o añadirla a los favoritos.

Este es el enlace: Lo último de Google Docs

Con Google Docs podemos insertar ecuaciones y símbolos matemáticos de forma sencilla. Estos símbolos que en Microsoft Word hay que instalar aparte están accesibles directamente en el menú insertar.

Para utilizar el editor de ecuaciones, abrir un documento de Google Docs. En el documento, seleccione el menú “Insertar” y seleccione “Ecuación”. Esto abre el editor de ecuaciones.

En la parte superior tenemos unos desplegables para seleccionar los caracteres y símbolos para crear las ecuaciones. Letras griegas, una amplia gama de símbolos y operadores matemáticos, flechas, soportes y las letras cubren todas las necesidades para la clases de matemáticas o física y química.

Si selecciona un símbolo de raíz cuadrada, por ejemplo, Google Docs inserta la ecuación de la fórmula de raíz cuadrada en el documento. Las variables por defecto en la ecuación de la raíz cuadrada se puede cambiar en el editor.

Editar y borrar una ecuación

Una vez que hemos insertado la ecuación, ésta aparece en el documento como una imagen. Para editarla o borrarla solo hay que hacer clic encima con el ratón para seleccionarla y aparecen las etiquetas para editar o borrar. Como es una imagen también podemos tirar de las esquinas para aumentar o reducir el tamaño de esta. El documento puede ser exportado a otros formatos como Word u Open Office pero la ecuación no se podrá editar fuera de Google Docs.

Código LaTeX

Para aquellos usuarios que están familiarizados con LaTeX, este código lo admite de forma nativa Google Docs de forma que lo traduce sin más al insertarlo. LaTeX se usa para introducir arrays o matrices.

Creo que el editor de ecuaciones es muy útil a estudiantes y profesores para compartir y colaborar en la Clase 2.0

→ Vía Bright Hub [inglés]

Aunque están en inglés la estructura vale igual, solo hay que cambiar los textos y podemos elegir la que más nos interese. Como veréis las hay de todo tipo, hojas de cálculo, presentaciones, eventos y casi todo lo que podáis imaginar y nos ahorra un montón de tiempo. Son de uso público por lo que podemos usarlas en clase sin ningún problema.

Este es el enlace: Plantillas para Google Docs

Introducción a Google Apps edición educación. Como empezar.

Cuando presento los cursos de Google siempre me dicen lo mismo, en que pueden mejorar las clases usando Google, ya que muchas personas desconocen herramientas como Google Calendar o Google Docs y menos en entornos educativos, así que voy a escribir una serie de artículos y casos prácticos sobre el uso de las herramientas de Google en los colegios.

Voy a empezar por Google Apps Edición Educación que es la aplicación sobre la que se debe trabajar en un colegio.

Google Apps permite tener centralizada toda la actividad de Google en un solo sitio. Para empezar tenemos que asociar el dominio del colegio y registrarnos. Una vez hecho esto podemos crear tantas cuentas de correo como queramos y personalizar con nuestros logos la página. En esta página tendremos todas las aplicaciones de Google que usemos en el colegio o centro educativo.

Estas son las aplicaciones y funcionalidades de Google Apps:

El correo electrónico de Google. Desde Google Apps podemos asignar un correo a cada alumno para poder trabajar con él a lo largo del curso. Estos buzones disponen de más de 2 Gb de almacenamiento para cada cuenta, herramientas de búsqueda en el correo y chat integrado (Talk).

Llamadas de voz y texto a todo el mundo.

Calendario dietario para coordinar reuniones, excursiones, actividades o cualquier evento.

Google Docs para editar, publicar o compartir documentos.

Google Sites para publicar y compartir en formato de página web.

Además de estas también podemos usar Google Maps, Google Vídeo y multitud de widgets. Todas estas aplicaciones las podemos gestionar por medio de un panel de control y si el colegio dispone de departamento de informática Google pone a su disposición la API para poder integrar y personalizar los recursos.

Todo esto es gratuito y además son soluciones alojadas por Google, por lo que no hay que descargar, instalar ni mantener ningún hardware o software. Además es muy fácil implementarlo, no hace falta ser un técnico y a los chavales les encanta Google.

En el próximo artículo me meteré más en faena con casos prácticos.

Esta nueva opción actúa sobre cualquier objeto que tengamos en nuestra diapositiva, sea texto, imágenes, gráficos y funciona como si hubiera una cuadrícula oculta en nuestra presentación.

Veremos que al arrastrar los objetos estos no se deslizan suavemente y al tener varios tienden a alinearse. Este es el efecto de snap to grid que está activado por defecto en cualquier presentación.

Para acceder a esta opción tenemos que hacer clic en el menú Disponer. Está al final de la lista como podéis ver en la imagen de la izquierda.

Además también podemos usar el teclado para aumentar las funcionalidades de snap to grid

[ALT] Con esta tecla pulsada mientras arrastramos desactivamos snap to grid (usar [OPCIÓN] en Mac).
[FLECHA MAYÚSCULA] Mientras arrastramos nos mantiene una guía horizontal o vertical.
[FLECHA MAYÚSCULA] Mientras movemos un objeto con los cursores forzará a que se mueva pixel a pixel.
[FLECHA MAYÚSCULA] Mientras se escala un objeto fuerza a que la transformación preserva la forma del objeto.
[CTRL] Mientras movemos un objeto nos hace un duplicado donde lo soltamos.

Probarlo a ver que os parece y lo comentamos.

Aunque el máximo es de 5×5 filas y columnas luego con el botón derecho se pueden añadir las que se quieran.

Aquí dejo una muestra.

El requisito para poder utilizar web elements es que las hojas de cálculo o presentaciones tienen que estar publicadas. Una vez hecho esto esto solo hay que ir a la página correspondiente de web elements, por ejemplo la de presentaciones, pegar la url de publicación, elegir el tamaño y copiar el código que nos aparece. Este código lo podemos usar en cualquier página web o blog y tendremos la presentación en nuestras páginas.

Os quedará algo así.