Google acaba de anunciar una nueva actualización para Google Docs, en este caso para las Hojas de Cálculo, ahora podemos insertar imágenes en cualquier celda.

Accedemos desde el menú insertar y podemos escogerlas y subirlas desde nuestro ordenador, desde cualquier URL (imagen que esté online en cualquier página web), desde la búsqueda de imágenes de Google o desde nuestra colección de Picassa.

De este modo podemos personalizar nuestras Hojas de Cálculo con nuestros logotipos o poner imágenes relacionadas con nuestro contenido.

Esta es la pantalla de insertar imágenes:

Los formularios son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.

Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.

Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.

Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.

Opciones de la zona superior:

Añadir elemento. Podemos elegir entre varios tipos:

Texto → Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.

Texto de párrafo → Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.

Tipo test → Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.

Casillas de verificación → Son botones que se pueden marcar o desmarcar.  

Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.

Elegir de una lista → Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar. 

Escala → Sirve para que el usuario valore en una escala de números.

Cuadrícula → Es parecido al anterior pero podemos poner un título.

Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:

Modificar          Duplicar         Borrar

→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.

La siguiente opción es Tema: Plain sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.

→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aplicar.

Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario. La dirección (URL) que reciben es la misma que aparece en la parte de inferior de la pantalla de nuestro formulario.

Esta URL la podemos copiar en el portapapeles para usarla como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL  no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.

Resumen. La primera opción de este botón sirve para ver un resumen de nuestro formulario en forma de gráficos y tantos por ciento.

Con la segunda opción nos vamos a la hoja de cálculo en la que está basado el formulario donde estarán todas las respuestas. Si tenemos conocimientos de hojas de cálculo podemos modificar los valores o personalizar aún más nuestro formulario.

En Más acciones tenemos Insertar que nos da el código para poderlo incluir en nuestro blog o página web.

Modificar confirmación sirve cambiar el mensaje de agradecimiento una vez enviado el formulario, podemos poner lo que queramos.

Lo básico de la hoja de cálculo

Cuando abrimos el formulario desde la página de inicio de Google Docs nos lleva a la hoja de cálculo, esto puede ser desconcertante para personas que no saben usarlas, os explico lo básico.

Una vez que abrimos el formulario en la hoja de cálculo tenemos que fijarnos en el menú Formulario (1). El número entre paréntesis son las respuestas al formulario, en este caso, una.

Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.

Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.

También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.

El botón compartir es otra de la sección de la hoja de cálculo en la que tenemos que fijarnos, una vez desplegado, tenemos que hacer clic en Definir reglas de notificación.

Las reglas de notificación es la forma en la que vamos a recibir notificaciones cuando se rellene el formulario, su utilización es muy intuitiva.

Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar antes de mandarlo y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.

→  Ver ejemplo de formulario y si te apetece lo rellenas.

Google ha anunciado esta semana el lanzamiento de Cloud Connect, un plugin para Microsoft Office, que una vez instalado, cada vez que le damos a "guardar" nos hace una copia en Google Docs, Lógicamente hay que tener una cuenta de Google para que funcione.

Cloud Connect funciona con Word, Excel y Powerpoint en sus versiones Office 2003, 2007 y 2010 por lo que es 100% compatible. Una vez que están sincronizados podemos usarlos como siempre en Docs, colaborar, compartir, etc. y son accesibles desde cualquier dispositivo conectado a internet, incluidos los móviles

De momento Cloud Connect solo está disponible por medio de invitación, en unos días lo tendremos público, o eso espero...

Para insertar un mapa de Google en Docs tenemos que usar una hoja de cálculo. Esto es así porque el mapa usa datos dinámicos que son la ubicación geográfica y esto en Google Docs solo puede hacerse con una hoja de cálculo.

Para empezar rellenamos las celdas con las ubicaciones que queremos que nos muestre el mapa, pueden ser tantas como queramos, seleccionamos las celdas y luego nos vamos al menú Insertar/Gadget y elegimos en la sección de mapas el servicio de Google Maps.

Una vez seleccionado nos sale otra ventana de opciones del Gadget (imagen de la izquierda) y nos marca las celdas seleccionadas previamente y podemos ponerle nombre o elegir el tipo vista del mapa que queremos.

Las otras opciones son reservar la última columna para la descripción (tooltip) o poder usar la rueda del ratón para desplazarnos por el mapa.

Una vez hecho esto solo tenemos que darle a aplicar y cerrar para que nos inserte el mapa. Podemos acceder a esta ventana de configuración en cualquier momento por si queremos añadir ubicaciones desde el menú contextual en la parte superior izquierda del Gadget.

Una vez terminado el mapa lo podemos compartir o publicar en una página web. Es realmente sencillo de utilizar, os pongo a continuación un mapa de ejemplo.

Haz clic en la imagen para ver el ejemplo de un mapa publicado.

Para tener acceso al nuevo editor primero hay que meterse en la configuración de Google Docs y habilitar en la pestaña "edición" la opción "Nueva versión de documentos de Google".

Una vez hecho esto al abrir una hoja de cálculo arriba a la derecha tenemos la opción de utilizar el último editor.

Estas son las principales características de la nueva versión:

- Carga más rápido.
- Maneja mejor grandes volúmenes de información.
- Opción arrastrar/soltar (drag and drop) columnas.
- Autocompletados.
- Fórmulas destacadas.
- Bloqueado de columnas.
- Edición colaborativa.

Si no nos gusta la nueva versión siempre se puede volver a la anterior usando el mismo enlace.