Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar.
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar Duplicar Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
Artículos relacionados.
– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por admin octubre 18, 2012 - 8:12 am
Todos los formularios son hojas de cálculo, cuando abres el documento vete al menú Formulario y ahí tienes las opciones para ver el formulario en directo, modificarlo, mandarlo por correo, etc.
Un saludo
Por Oriol octubre 17, 2012 - 8:44 pm
Hola! Mira, he hecho un formulario, lo hago publico y en vez de salir en forma de formulario sale en forma de hoja de calculo! He cerrado sesion para ver si eso solo me pasava a mi y nada! Necessito crear el formulario, estoy desesperado porque me sale que es un formulario, pero sale como hoja de calcula! Ayudame plsz!
Gracias!
Por admin octubre 14, 2012 - 9:53 am
Hola Eliseo, no se pueden colocar imágenes en los campos del formulario, sólo texto o las casillas de verificación prediseñadas.
Por Eliseo Fernando Suarez octubre 13, 2012 - 4:24 pm
hola a todos.
Quisiera insertar una imagen en una de las preguntas de la encuesta, ejemplo.
¿Cual icono se utiliza para guardar (imagen)?
se puede colocar una imagen de esta forma
o en las opciones a contestar o seleccionar colocar una imagen y texto?
Por admin octubre 8, 2012 - 12:06 pm
Hola Juan, tienes que hacer un formulario para cada hoja y luego hacer el test en varias partes.
Por Juan octubre 8, 2012 - 11:50 am
Hola. Necesito crear un formulario – en realidad es un test o examen. Pero el número de preguntas requerirán que use más de una hoja de cálculo (sí, es una prueba larga! = ) ). ¿Cómo hago para crear un formulario cuyos datos están en más de una hoja de cálculo? – entiendo que google docs sólo permite 266 columnas por hoja.
Gracias por su gentileza,
Juan
Por admin octubre 6, 2012 - 11:02 am
Hola José Miguel, cualquier persona puede contestar un formulario siempre que en las opciones de compartir lo establezcas como Público. Revisa la configuración del uso compartido para dar acceso al formulario a todo el mundo.
Saludos
Por Jose Miguel octubre 6, 2012 - 2:49 am
Hola!
Necesito enviarle este formulario a gente externa que no necesariamente tiene cuenta en google y cuando lo hago y ellos pinchan en el enlace no les permite ingresar al formulario para completarlo y le pide su cuenta de google. Puede cualquier persona contestar este tipo de formularios? y como lo hago?
Gracias!
Por admin octubre 3, 2012 - 5:12 pm
Hola Tomás, lo que puedes hacer es usar un tema :plain o :simple form, se trata que tenga fondo blanco, insertarlo en una página web y por medio de CSS posicionar el logo y el formulario donde quieras. Si la página web no tiene el fondo blanco es un poco mas complicado, tendrías que buscar un tema que te pegara y luego ocultar lo que no quieras con las CSS.
Los temas de los formularios son los que son, no puedes crearte uno guardarlo pero si puedes personalizarlo como te digo arriba.
Espero que te sirva, saludos
Por Tomàs octubre 3, 2012 - 3:54 pm
He creado un formulario pero quiero que el tema:plain sea uno especifico que yo he diseñado con el logo de mi empresa pero no sé como hacerlo. ¿Me podría decir como hacerlo? .
Gracias
Por admin septiembre 18, 2012 - 11:23 am
Hola Pepa, disculpa que no te haya contestado antes, no se a que te refieres, ¿es para incrustar el código HTML en una página? Si me puedes dar algún detalle más intento ayudarte.
Por Pepa septiembre 13, 2012 - 8:37 pm
Hola,
He intentado acceder al código HTML del formulario que estoy creando pero cuando abro el código no me permite hacer ninguna modificación. ¿Cómo puedo hacer cambios?
Por lucrecia julio 30, 2012 - 3:08 pm
Hola: Me gustaría enviar un formulario que hice en google docs a un gran número de personas (mayor cantidad que la que permite google) Hay algún sistema que me permita enviar el formulario, por ejemplo a 800 personas? Los sitemas que suelo usar para envíar newsletters no son compatibles con google docs. Les agradecería mucho si pudieran ayudarme. Saludos!
Por Renzo julio 4, 2012 - 7:36 pm
Hola, les escribo porque estoy empezando a utilizar esta herramienta y no logro encontrar cómo visualizar todos los contactos a los que he enviado el formulario. Alguno sabe cómo puedo ver la lista de los destinatarios? Y otra, saben si se puede traquear las respuestas según destinatario (email)?
Gracias!
Por admin junio 21, 2012 - 10:09 am
Hola Pamela, muchas gracias por tu interés. Puedes ocultar esta indicación con los estilos CSS pero siempre podrán volver los usuarios al formulario para rellenarlo de nuevo. Si pones campos obligatorios podrás tener localizados los duplicados para luego eliminarlos.
Un saludo
Por PAMELA junio 20, 2012 - 6:50 pm
Hola! Hicimos un cuestionario en google docs pero cuando la persona le da enviar al final sale un link donde esta misma persona puede enviar otra respuesta y queremos quitar esta indicación para que no existan duplicidad de respuestas. cómo lo hacemos? ayuda por favor»
Por admin mayo 5, 2012 - 12:38 pm
Hola Rodrigo, puedes automatizar tus formularios usando las secuencias de comandos, éstas las encuentras en el menú Herramientas de tu hoja de cálculo. En la sección de Conversiones y Cálculos dentro de la galería creo que puedes encontrar lo que buscas. A lo mejor te vale ésta: maxif and minif
Un saludo
Por Rodrigo Cordero mayo 4, 2012 - 3:00 pm
Estimados,
Les cuento que a nivel laboral, utilizo mucho esta herramienta, para realizar listas de asistencia a charlas y seminarios, en donde les solicito a los invitados que se inscriban para que se genere la lista de asistencia con la información que necesito. Ahora, quisiera saber cómo puedo indicarle al docs que, después de que se completaron un cierto número de formularios, por ejemplo 100, no permita más inscripciones.
Descubrí en la pestaña «Formularios» un check en aceptando más respuesta, sé que si lo saco el formulario no acepta más respuesta, ahora mi pregunta es si eso se puede automatizar a un cierto numero de formularios respondidos?? además de la modificación del texto, que aparece cuando el formulario ha sido «dado de baja», para que aparezca otro mensaje cuando alguien quiera inscribirse.
Bueno espero me puedan responder y orientar
Gracias de antemano
Por Formularios online | PotajeTIC abril 2, 2012 - 8:10 pm
[…] De todos es sabido la facilidad que nos proporciona Google Docs como herramienta colaborativa. Una de las aplicaciones que cada vez más cogiendo más relevancia son los formularios (encuestas o cuestionarios), ya que nos permite realizar cuestionarios con distintos tipos de preguntas, que podemos enviar a nuestro alumnado por correo electrónico o incrustarlos en nuestro blog, y luego podemos recoger los resultados y exportarlo, si queremos a un fichero de excel. Les recomiendo ver el artículo de Rafael Nuñez-Lagos sobre “Creación de formularios en Google Docs“. […]
Por asal marzo 14, 2012 - 3:02 pm
estoy creando un formulario pero esta vez quiero que el tema:plain sea uno especifico que yo he creado.
Cómo hago para poder utilizarlo? dónde puedo obtener ayuda para saber hacerlo?, para añadirlo
Gracias