Una vez que tenemos varias clases con sus correspondientes direcciones de e-mail para cada uno de los alumnos, que pueden ser bastantes… es especialmente importante tener organizado el correo. GMail pone a nuestra disposición varias herramientas para hacerlo.

Añadiendo extensiones a Gmail

Antes de nada tenemos que activar varias extensiones en la pestaña Labs dentro de la configuración de GMail. Estas extensiones añaden funcionalidad a GMail. Se pueden añadir todas las que quieras o necesites, estas son las que recomiendo:

Vistas previas de documentos. Sobre todo la de Google Docs aunque también hay para Picassa, Flickr, Youtube o Yelp.
Enlaces rápidos. Añade un cuadro a la columna de la izquierda que te permite obtener acceso con un solo clic a cualquier URL de Gmail. Puedes utilizar esta función para guardar búsquedas frecuentes, mensajes individuales importantes y muchos más elementos.
Citar el texto seleccionado.
Arrastrar y colocar en la barra de navegación. para organizar la página de GMail
Colores de etiqueta personalizados. Ya que vamos a usar muchas etiquetas.
Botón “Marcar como leída”. Para no tener que ir al menú “Más acciones” cada vez que quieres marcar una cadena de mensajes como no leída.
Ir a etiqueta.
Crear un documento.
Filtro importación/exportación. Exporta los filtros de correo como un archivo, puedes compartir filtros con otros profesores o hacer copias de seguridad.
Enviar y archivar.
Autocompletado de la búsqueda.
Inserción de imágenes.
Gadget de Google Calendar.
Gadget de Google Docs.

Añadiendo etiquetas.

Una vez añadidas la extensiones tenemos que añadir etiquetas, tantas como necesitemos. Las etiquetas las añadimos dentro de la página de configuración [también las podemos añadir desde la creación de filtros].

En esta pestaña creamos etiquetas para luego aplicarlas a los mensajes. Las etiquetas sirven para organizar la bandeja recibidos, su uso no afecta a estos, podemos eliminarla y no se suprimirán los mensajes. Una vez que hemos creado las etiquetas se nos mostrarán en la barra de la izquierda, y desde ahí podemos asignarles colores para identificarlas mejor.

La aplicación de etiquetas a una conversación es una tarea sencilla. Mientras lees el mensaje, sólo tienes que hacer clic en el menú desplegable Etiquetas. También puedes seleccionar varios mensajes y luego etiquetarlos.

Los filtros

Los filtros de Gmail te permiten administrar el flujo de mensajes entrantes. Son una serie de condiciones que ponemos para la recepción de mensajes o los que tenemos archivados. Mediante los filtros, puedes etiquetar, archivar, eliminar, destacar o reenviar automáticamente tu correo, incluso protegerlo del spam, en función de cualquier combinación de palabras clave, remitentes, destinatarios y mucho más.

Para crear filtros:

1.- Haz clic en Crear un filtro en la parte superior de cualquier página de Gmail, junto al botón Buscar en la Web o en la página de Configuración.
2.- Haz clic en Búsqueda de prueba para ver qué mensajes de tu cuenta de Gmail coinciden con los términos del filtro. Puedes actualizar los criterios y ejecutar otra búsqueda de prueba, o hacer clic en Paso siguiente.
3.- Selecciona una o varias acciones de la lista. Estas acciones se aplicarán a los mensajes que coincidan con tus criterios de filtrado en el orden en el que se muestran las acciones.
4.- Puedes reenviar los mensajes que coinciden a una dirección de correo electrónico concreta y, a continuación, suprimirlos.
5.- Puedes hacer que los filtros se ejecuten para el correo que tienes almacenado, asignarle etiquetas, archivarlo sin leer, reenviarlo, suprimirlo, en un rato se puede organizar un gran volumen de correo.
6.- Se excluyen del filtro los mensajes borrados o los spam.

Probarlo, tanto Labs como las Etiquetas y Filtros son muy sencillos de utilizar y son una combinación perfecta para optimizar el tiempo que pasamos leyendo y organizando el correo. Si sabéis mas extensiones que nos ayuden en el trabajo diario con Gmail comentarlo más abajo.

Primeros pasos. Agregar el dominio del colegio

Lo primero que hay que hacer es registrarse en Google Apps Edición Educación. Nosotros vamos a utilizar la versión estándard que es gratuita (existe una versión Premier de pago).

Lo mas importante del registro es acreditar que somos los dueños o administradores del dominio que estamos vinculando. Para verificarlo tenemos que “subir” por FTP un archivo html al servidor con un código que nos suministra Google.

El código de la página web que hay que subir es este:

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01//EN"
   "http://www.w3.org/TR/html4/strict.dtd">

<html lang="en">
<head>
  <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
  <title>untitled</title>
  <meta name="generator" content="#">
  <meta name="author" content="#">
  <!-- Date: 2009-11-30 -->
</head>
<body>
<p>Pegar código de Google aquí</p>
</body>
</html>

Una vez hecho esto pasaremos directamente al Panel de Control de Google Apps.

La otra configuración que tenemos que hacer una vez dentro es activar las cuentas de correo y para ello necesitaremos la ayuda del administrador del servidor de correo ya que tenemos que cambiar los registros Mail Exchange (MX) para que se direccionen hacia los servidores de Google y que nuestros correos se alojen en los servidores de Google con todas las ventajas que esto tiene.

Una vez activado el correo ya podremos empezar a crear cuentas de correo, tantas como queramos.

Siguiendo con el tema de los atajos de teclado, os puse los atajos para Google Docs y ahora le toca el turno a GMail.

En Gmail casi todo se puede hacer desde el teclado. Para acceder a los atajos de teclado de Google Docs, primero hay que activarlos en la página de configuraciones, una vez hecho esto ya podemos empezar a usarlas.

Estas son las teclas más usadas:

Tecla R para responder a un mensaje. No cabe duda que será una de las que más vas a utilizar. Y si quieres responder a todos los destinatarios del mensaje utiliza la tecla A.

Tecla F para reenviar un mensaje.

Tecla . (es el punto) para desplegar el menú “Más opciones” cuando estás visualizando un mensaje.

Teclas para moverte entre los mensajes y las conversaciones. Hay varias, y si manejas un número elevado de mensajes te aprovecharás de ellas más de lo que te imaginas: N (ir al mensaje siguiente), P (ir al mensaje anterior), O o bien Enter para abrir un mensaje.

Tecla S para marcar un mensaje como “Destacado” (más adelante veremos qué ventajas ofrece esto).

Tecla C para componer un nuevo mensaje. Y si pulsas Mayúsculas+C se abrirá una nueva ventana de composición de nuevo mensaje. Resulta conveniente si quieres escribir en una ventana aparte, despejada y limpia.

Aquí os dejo un PDF en A3 para que quepa mejor. Atajos-teclado-GMail-A3

Hoy ha anunciado Google la herramienta Google Apps Sync for Microsoft Outlook que permite trabajar desde Outlook con el correo de Gmail, los calendarios de Google y los contactos. De momento está solo en inglés, aunque una vez instalado el funcionamiento es transparente.

Para todos aquellos que les encanta Outlook y que tienen todos sus contactos ahí pero usan GMail y Calendar en el navegador este es su plugin.

Estas son sus funcionalidades:

• Correo electrónico. Sincronización con el correo electrónico, calendario y  contactos. Para el correo electrónico, el plugin utiliza el protocolo de Gmail sin conexión (offline), que es mucho más rápido que otros métodos como el IMAP.
• Calendario. Sincronización con la función Libre / Ocupado y busca en la lista global de direcciones, lo que hace que sea fácil de programar reuniones con sus colegas, independientemente de que el uso del calendario de Outlook o Google Calendar.
• Sincronización. Con un simple doble clic se hace la sincronización desde Exchange o Outlook a Google Apps.

Os dejo un vídeo de Youtube que lo explican en 3 minutos.

Aunque el vídeo está en inglés es lo suficientemente gráfico como para que no hagan falta más explicaciones. Una vez instalado hay que introducir los datos de la cuenta de GMail, después hay que escoger las funcionalidades de sincronización del programa, correo, calendario y contactos. Una vez hecho esto ya se puede empezar la sincronización.

Fuente: Blog de Google Enterprise