Consejos para organizar el correo de Google
Una vez que tenemos varias clases con sus correspondientes direcciones de e-mail para cada uno de los alumnos, que pueden ser bastantes… es especialmente importante tener organizado el correo. GMail pone a nuestra disposición varias herramientas para hacerlo.
Añadiendo extensiones a Gmail
Antes de nada tenemos que activar varias extensiones en la pestaña Labs dentro de la configuración de GMail. Estas extensiones añaden funcionalidad a GMail. Se pueden añadir todas las que quieras o necesites, estas son las que recomiendo:
Vistas previas de documentos. Sobre todo la de Google Docs aunque también hay para Picassa, Flickr, Youtube o Yelp.
Enlaces rápidos. Añade un cuadro a la columna de la izquierda que te permite obtener acceso con un solo clic a cualquier URL de Gmail. Puedes utilizar esta función para guardar búsquedas frecuentes, mensajes individuales importantes y muchos más elementos.
Citar el texto seleccionado.
Arrastrar y colocar en la barra de navegación. para organizar la página de GMail
Colores de etiqueta personalizados. Ya que vamos a usar muchas etiquetas.
Botón “Marcar como leída”. Para no tener que ir al menú “Más acciones” cada vez que quieres marcar una cadena de mensajes como no leída.
Ir a etiqueta.
Crear un documento.
Filtro importación/exportación. Exporta los filtros de correo como un archivo, puedes compartir filtros con otros profesores o hacer copias de seguridad.
Enviar y archivar.
Autocompletado de la búsqueda.
Inserción de imágenes.
Gadget de Google Calendar.
Gadget de Google Docs.
Añadiendo etiquetas.
Una vez añadidas la extensiones tenemos que añadir etiquetas, tantas como necesitemos. Las etiquetas las añadimos dentro de la página de configuración [también las podemos añadir desde la creación de filtros].
En esta pestaña creamos etiquetas para luego aplicarlas a los mensajes. Las etiquetas sirven para organizar la bandeja recibidos, su uso no afecta a estos, podemos eliminarla y no se suprimirán los mensajes. Una vez que hemos creado las 
etiquetas se nos mostrarán en la barra de la izquierda, y desde ahí podemos asignarles colores para identificarlas mejor.
La aplicación de etiquetas a una conversación es una tarea sencilla. Mientras lees el mensaje, sólo tienes que hacer clic en el menú desplegable Etiquetas. También puedes seleccionar varios mensajes y luego etiquetarlos.
Los filtros
Los filtros de Gmail te permiten administrar el flujo de mensajes entrantes. Son una serie de condiciones que ponemos para la recepción de mensajes o los que tenemos archivados. Mediante los filtros, puedes etiquetar, archivar, eliminar, destacar o reenviar automáticamente tu correo, incluso protegerlo del spam, en función de cualquier combinación de palabras clave, remitentes, destinatarios y mucho más.
Para crear filtros:
1.- Haz clic en Crear un filtro en la parte superior de cualquier página de Gmail, junto al botón Buscar en la Web o en la página de Configuración.
2.- Haz clic en Búsqueda de prueba para ver qué mensajes de tu cuenta de Gmail coinciden con los términos del filtro. Puedes actualizar los criterios y ejecutar otra búsqueda de prueba, o hacer clic en Paso siguiente.
3.- Selecciona una o varias acciones de la lista. Estas acciones se aplicarán a los mensajes que coincidan con tus criterios de filtrado en el orden en el que se muestran las acciones.
4.- Puedes reenviar los mensajes que coinciden a una dirección de correo electrónico concreta y, a continuación, suprimirlos.
5.- Puedes hacer que los filtros se ejecuten para el correo que tienes almacenado, asignarle etiquetas, archivarlo sin leer, reenviarlo, suprimirlo, en un rato se puede organizar un gran volumen de correo.
6.- Se excluyen del filtro los mensajes borrados o los spam.
Probarlo, tanto Labs como las Etiquetas y Filtros son muy sencillos de utilizar y son una combinación perfecta para optimizar el tiempo que pasamos leyendo y organizando el correo. Si sabéis mas extensiones que nos ayuden en el trabajo diario con Gmail comentarlo más abajo.
Últimos comentarios