Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar.
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar Duplicar Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
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– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por Oscar marzo 11, 2014 - 1:11 pm
Hola!, me gustaría saber si existe alguna opción, script etc, que permita que la encuesta que cree pueda ser rellenada una sola vez por cada usuario que la reciba. En tal caso, me podrían indicar los pasos, gracias.
Un saludo!
Por Laura marzo 11, 2014 - 10:03 am
Hola, yo como Octavio también estoy intentando incrustar una encuesta en mailChimp y me sucede lo mismo. Sólo veo «Cargando…».
La razón para mezclar los formularios es que necesito enviarlo a través de mailchimp que es donde tenemos toda la base de datos de clientes.
Para hacer la encuesta directamente en MailChimp tengo que utilizar MonkeySurvey (y sus opciones gratuitas no me sirven).
¿Sabéis qué puede estar pasando?
Muchas gracias.
Por Rafa Nuñez-Lagos febrero 3, 2014 - 11:59 am
@Octavio – No entiendo porque quieres mezclar los formularios de Google con los de MailChimp, puedes crear tus formularios directamente con cualquiera de las dos plataformas sin complicarte tanto, ¿cómo lo estas haciendo?
Por octavio febrero 3, 2014 - 4:56 am
Hola a todos he intentado insertar una encuesta de Docs en un mail de Mailchimp y al enviar el mail de prueba sale todo menos la encuesta solo dice cargando… alguien me podrá ayudar. he intentado desde el html quizá no estoy ocupando los códigos correctos.
Por Rafa Nuñez-Lagos enero 31, 2014 - 5:14 pm
@Luis – Creo que no se puede, pero puedes usar los datos de las respuestas para hacerte tu tus propias gráficas.
Por Luis Rodas enero 28, 2014 - 11:32 pm
Hola, quisiera saber si se pueden cambiar el tipo de las graficas, que salen en la pestaña de resumen de respuestas. Gracias
Por Rafa Nuñez-Lagos enero 27, 2014 - 2:38 pm
@Valle – No creo que tengas ningún problema, de todas formas ocho o diez respuestas antes tienes apuntados los límites de los formularios de Google por si quieres echar cuentas.
Por Valle enero 27, 2014 - 2:16 pm
Hola, tu post me ha ayudado mucho a realizar mi primer formulario, ahora bien quiero enviar el enlace del formulario a 500 personas por correo electrónico pero no se si Google pone algún límite en cuánto al número de personas que pueden rellenar el formulario ¿sabes algo al respecto? Gracias
Por Rafa Nuñez-Lagos enero 25, 2014 - 7:33 pm
@Fernando – Esta mañana he recibido dos notificaciones, revisa en la hoja de cálculo de las respuestas que tienes las notificaciones bien configuradas, lo tienes en Herramientas > Reglas de notificación.
Por Rafa Nuñez-Lagos enero 25, 2014 - 7:28 pm
Eso lo tienes que hacer con estilos CSS, está explicado en otras respuestas.
Por Rafa Nuñez-Lagos enero 25, 2014 - 7:27 pm
Rayanb – Para poder hacer eso te tienes que ir a otras herramientas más profesionales o programar un script y añadirlo a la secuencia de comandos. Otra forma es pedir que se identifiquen de alguna forma.
Por Fernando García Iglesias enero 25, 2014 - 6:57 pm
Hola:
Creo que Google ha desactivado la opción que permitía recibir un aviso cuando alguien ha rellenado un formulario. Antes me llegaba un aviso cada vez que un usuario rellenaba el formulario, pero ahora no me llega. No sé si estoy teniendo problemas con el correo o es que esa opción la han reservado para Google Apps (para quien paga, vamos). ¿Sabes algo?
Por Gregorio enero 25, 2014 - 12:47 am
@Gregorio – Hola Buenas tardes Rafa, en cuanto a la encuesta, es muy flexible en ciertas herramientas, tengo una duda, al momento de llenar la encuesta después de dar clic en enviar aparece la liga de enviar otra respuesta y una opción de «crea tu propio formulario»
como puedo quitar este ultimo u ocultarlo
Saludos!!!
Por Rayanb enero 24, 2014 - 7:43 pm
Hola, buenas !! Tengo un blog, cree el formulario y lo inserte en mi blog sin problema. Pero lo que quiero es que la gente no pueda votar mas de dos veces. Ya q dan resultados poco fiables y muchos realizan el cuestionario 2 o incluso 3 veces. Existe alguna forma de limitarlo la votacion una vez al dia o algo por el estilo. Un saludo. gracias
Por Rafa Nuñez-Lagos enero 24, 2014 - 11:18 am
@Óscar – Si envías una respuesta se cierra el formulario, lo único que puedes hacer es poner dos páginas en el formulario y una barra de progreso para que sepan lo que llevan contestado, échale un vistazo a esta entrada del blog en el que explico como lo tienes que hacer.
Respecto a la segunda pregunta tienes que añadir como colaboradores a los profesores a los que quieres dar acceso a las respuestas y cada profesor debe activar las Reglas de notificación en la hoja de cálculo de las respuestas para su correo (menú Herramientas > acceder a Reglas de notificación), si no lo hacen no les llegará nada y tu no lo puedes hacer por ellos, esto es importante. Ten en cuenta que para editar las Reglas de notificación tus colaboradores deberán tener cuenta de GMail; de todas maneras si tienes dudas cuéntalas aquí y trato de solucionártelas.
Por Oscar Hernando enero 23, 2014 - 7:14 pm
Hola buenas tardes,
Estoy trabajando en un formulario para utilizar en la evaluación de un centro de secundaria. Este formulario contiene dos partes, en la primera los profesores deben introducir información personal, y en la segunda la evaluación concreta para cada alumno.
Mi pregunta es si una vez enviada una respuesta, se podría volver directamente a la segunda parte del cuestionario para que cada profesor no tenga que repetir una y otra vez sus datos personales.
También me interesaría que cada profesor pueda consultar sus respuestas enviadas y modificarlas, ¿sería posible?
Muchas gracias y un saludo
Por Rafa Nuñez-Lagos enero 16, 2014 - 12:20 pm
@Gina – Estos son los límites de los formularios de Google, tendrás que hacer algunas cuentas:
Número de celdas: 400.000 celdas en total, sumando todas las hojas
Número de columnas: 256 columnas por hoja
Número de fórmulas: 40.000 celdas con fórmulas, sumando todas las hojas
Número de pestañas: 200 hojas por libro de trabajo
Fórmulas de GoogleFinance: 1.000 fórmulas de GoogleFinance
Fórmulas de ImportRange: 50 fórmulas de referencia cruzada entre libros de trabajo
Fórmulas de ImportData, ImportHtml, ImportFeed o ImportXML: 50 funciones para datos externos
Para determinar el número de respuestas que se pueden administrar con un formulario, tienes que tener en cuenta el número de preguntas de tu formulario, así como el número de celdas que contienen otros datos.
Cuando estés a punto de exceder las limitaciones de tamaño de almacenamiento de las hojas de cálculo de Google aparecerá un mensaje en la parte superior de la hoja de cálculo indicando a qué límite has llegado y así poder hacer una copia de tus datos y limpiar la hoja de respuestas o vincularlas a otra hoja.
Por Gina enero 16, 2014 - 12:05 am
Hola buenas tardes, quiero hacer una consulta respecto del uso de los formularios, ya he tenido la experiencia de usarlo para el llenado de datos para inscripciones a eventos, sin embargo ahora quiero realizar una encuesta a más 8000 personas y me pregunta va por este punto. El Google Drive, soporta el ingreso de esa cantidad de usuarios?, Hasta cuantos usuarios pueden usarla al mismo tiempo? Correría el riesgo de que se cuelgue?, Mi ficha es el llenado de datos simples pero con 25 columnas. Agradezco su atención.
Por Rafa Nuñez-Lagos enero 4, 2014 - 11:59 am
@Alicia – Para activar las notificaciones tienes que ir a la hoja de cálculo de las respuestas, desplegar el menú Herramientas y acceder a Reglas de notificación para configurar la que quieras, tienes varias opciones. Luego añades los colaboradores a los que quieres dar acceso a las respuestas y cada colaborador debe activar las Reglas de notificación para su correo, si no lo hacen no les llegará nada y tu no lo puedes hacer por ellos, esto es importante. Ten en cuenta que para editar las Reglas de notificación tus colaboradores deberán tener cuenta de GMail. Si tienes dudas me las dices.
Por Alicia Rueda enero 3, 2014 - 6:59 pm
Hola; ayuda; he creeado mi formulario y todo bien; pero requiero que a varios correos les llegue la notificación de que fue contestado por la persona que lleno el formulario…. como le puedo hacer… gracias