Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar.
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar Duplicar Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
Artículos relacionados.
– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por Rafa Nuñez-Lagos octubre 24, 2013 - 4:03 pm
@Xose – Si que puedes, son las últimas opciones al final de la página.
Por Xose octubre 24, 2013 - 10:23 am
Hola,
Muchas gracias por el artículo. Es de mucha utilidad. Solo una pregunta, se puede personalizar la respuesta que le aparece a los destinatarios cuando ya han contestado al formulario. Es decir, el típico mensaje de «Gracias. Hemos registrado tu respuesta».
Muchas gracias y un saludo,
Por Rafa Nuñez-Lagos octubre 21, 2013 - 8:38 pm
@Adela – Para que no te salga eso tienes que salir de tu cuenta de Google o probar con otro navegador cerciorándote que no estas logueada en Google.
Por Adela octubre 21, 2013 - 1:37 pm
He creado un formulario pero al dar a enviar o para ver el formulario publicado, aparece en la parte superior derecha del formulario un botón que dice: editar este formulario, ¿Hay alguna forma de que no aparezca? Muchas gracias.
Por Manejo de formularios de Google Drive | Informática. 4º Diversificación octubre 20, 2013 - 5:00 pm
[…] […]
Por Manejo de formularios de Google Drive | Walking in Mathland octubre 20, 2013 - 4:41 pm
[…] Artículo vía: mlagos […]
Por Rafa Nuñez-Lagos octubre 9, 2013 - 7:21 pm
@Miguel – Es que eso no lo puedes controlar porque depende de Google y los temas gráficos que ofrece, lo único que puedes hacer es paginarlo y poner una barra de progreso para que el usuario sepa por donde va, tienes una explicación sobre como hacerlo en este enlace.
Por MIGUEL REMIGIO octubre 8, 2013 - 6:23 pm
Amigo, recién estoy experimentando con esta herramienta de google drive y mi pregunta es si hay la posibilidad de contraer los campos de las opciones que se insertan en el formulario, lo que pasa es que al realizar un formulario con varios campos, este se vuelve muy extenso y no encuentro la posibilidad de colocar dos o tres campos en una sola linea, por ejemplo para los apellidos y nombres de los que llenaran el formulario. Haber si me das una salida a ese pequeño problema … GRACIAS de antemano
Por Rafa Nuñez-Lagos octubre 4, 2013 - 11:58 am
@Andrés – Las gracias son mutuas, cuando haces preguntas condicionales te aparece la opción
Para que pase a otra página solo tienes que insertar un salto de página. Google ha añadido nuevas opciones a los formularios, échales un vistazo
Por Andrés Jaramillo octubre 4, 2013 - 11:27 am
Felicitaciones Rafa y muchas gracias. Podrías indicarme cómo hacer para condicionar la continuidad del formulario dependiendo de la respuesta. Ej. Si seleccioa Sí, pasa a la siguiente, si selecciona No, termina el formulario. De nuevo gracias. Feliz día.
Por Rafa Nuñez-Lagos octubre 4, 2013 - 10:32 am
@Toni – Hola, creo que el problema es que sigues logueado, asegúrate que sales de la cuenta y veras como te funciona bien, yo lo que hago es usar dos navegadores, hago los formularios con Chrome y los pruebo con Safari o Firefox desde otra cuenta de Google.
Por Toni Tudurí octubre 2, 2013 - 11:50 am
El formulario me aparece (auqneu no esté identificado en Google) con un botón arriba a la derecha para editar el formulario que me interesaría eliminar porque de ‘el luego se pueden ver las respuestas.
¿Cómo puedo evitar que aparezca el citado botón «Edita el formulario»?
Por Cuatro formas de mejorar los formularios | Rafael Núñez-Lagos septiembre 25, 2013 - 3:52 pm
[…] Rafa Nuñez-Lagos en Creación de formularios con Google Docs […]
Por Rafa Nuñez-Lagos septiembre 19, 2013 - 1:24 pm
@Óscar – Hola, otra forma de insertar las hojas de estilo es en línea. Una vez que has insertado el iframe y le has quitado el tamaño, quedaría así:
Juega con el tamaño hasta que ocultes la parte de abajo.
Por Óscar Mileti septiembre 19, 2013 - 9:24 am
Buenos días Rafael,
Mi consulta se refiere al tema de quitar del Formulario la frase «este contenido no ha sido creado ni aprobado por Google»
He visto la respuesta que le dió a Melissa (el 29 de marzo de 2013), diciendo que es posible y sencillo si uno sabe sobre hojas de estilo CSS; le dio una serie de indicaciones, pero no me aclaro y no tengo casi conocimientos de CSS…
Me podría decir si hay alguna otra manera de quitar esa frase o si fuera posible aclararme y/o ampliarme el comentario que le hizo a Melissa…
Muchas gracias por anticipado !
un cordial saludo,
Óscar
Por LILA DIAZ septiembre 14, 2013 - 1:54 am
HOLA, POR QUE EL FORMULARIO LIMITA O BLOQUEA LAS RESPUESTAS A 100? ME APARECE EL ERRO EN EL FORMULARIO: Este contenido no ha sido creado ni aprobado por Google.
Y EN LA CONFIGURACION ME DICE QUE EL LIMITE ES A 10 RESPUESTAS, HAY ALGUNA FORMA DE DESBLOQUEAR EL ASUNTO? SEGURAMENTE TENDRE MAS DE 100 RESPUESTAS EN ESTA SEMANA Y NO ME PERMITE AÑADIR MAS… GRACIAS
Por Rosana septiembre 9, 2013 - 12:43 am
A mi me pasa lo mismo que Víctor, vinculo el formulario con la hoja de cálculo para ver las respuestas y de repente deja de cargarlas. Viendo el resumen de repuestas veo que no coinciden las cantidades. La solución que he encontrado es crear otra vez la hoja de cálculo con las repuestas (Respuestas – Cambiar el destino de las respuestas) Espero que encuentren la solución de este fallo. Para el uso que le doy yo, es muy importante que no se me pierda ningún dato. Saludos!!
Por Rafa Nuñez-Lagos agosto 29, 2013 - 10:35 am
@Víctor – Hola, para poder ver las respuestas tienes que vincular el formulario con una hoja de cálculo, si no lo hiciste creo que no las podrás recuperar porque no se han recogido en ningún lado. Si me equivoco y encuentras alguna forma de recuperación, escribe aquí la solución.
Por Víctor Manuel Montes agosto 26, 2013 - 4:41 pm
Buenos días, tengo una duda respecto de respuestas en formulario.
Generé un formulario, envié la liga y empezó a ser respondido. Al cabo de unos minutos y había 26 respuestas y al tratar de ver en excel la información, no podía y tuve qué generar una hoja de cálculo con el nombre del formulario y (respuestas), más cuando entro a la hoja de cálculo tengo 171 respuestas -en este momento-, cuando veo resumen de respuestas aparecen 197 respuestas. ¿Dónde están o puedo ver las otras 26 respuestas?
Gracias
Por Rafa Nuñez-Lagos agosto 22, 2013 - 11:51 am
@Belén – Hola, yo lo que haría es discriminar entre hombre/mujer y luego mandarle al cuestionario correspondiente, eso si, tendrías que hacer dos cuestionarios. Disculpa que no te haya contestado antes, he estado unos días desconectado.