Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar.
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar Duplicar Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
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– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por Rafa Nuñez-Lagos agosto 22, 2013 - 11:00 am
@Félix – Disculpa que no te haya contestado más rápido, creo que lo vas a tener que hacer a mano, la interface para crear formularios no te permite importar desde excel, no se si puedes trastear la hoja de cálculo de las respuestas para añadirle preguntas, si fuera así entonces si que podrías aunque como te digo no lo he probado.
Por Felix agosto 19, 2013 - 7:43 pm
Buenas tardes Rafa, tengo una pregunta, por que no encuentro solucion,
estoy creando un formulario, en el que uno de los campos es elegir de una lista
pero esta lista es de mas de 50 opciones, si fuera solo un formulario lo relleno y ya esta pero tengo previsto hacer mas formularios de este tipo, hay alguna forma de coger esta lista que la tengo en un excell y meterla directamente?
No se si me he explicado bien…
Gracias
Por Belén agosto 12, 2013 - 12:42 pm
Hola, estoy creando un cuestionario (formulario) sobre necesidades formativas, y al preguntar datos básicos no sé como hacer para desglosar los datos por sexo, a menos que haga todas las preguntas dobles para mujeres y hombres. He estado bicheando por internet y en distintos foros y no encuentro nada. ¿Me podrías ayudar? Es muy importante para nosotras (mi entidad) recopilar los datos de esta manera.
Gracias
Por Rafa Nuñez-Lagos agosto 7, 2013 - 1:08 pm
@José – Lo que tienes que hacer es añadirles como colaboradores con permisos de edición, luego ellos se hacen una copia y vinculan las respuestas en una hoja de cálculo nueva.
Por José Escamilla agosto 6, 2013 - 7:35 am
Hola, hace un tiempo hice una encuesta y lo envié a mis contactos para que lo respondieran, ahora algunos compañeros desean usar el mismo formulario pero que las respuestas que envían sus propios contactos solo las puedan ver ellos, existe la posibilidad de que yo les pase mi formulario pero que las respuestas les lleguen exclusivamente a ellos y no a mi??
Por Rafa Nuñez-Lagos agosto 4, 2013 - 10:38 am
@Alejandro – Creo que eso no lo puedes hacer con Drive porque no puedes acceder al botón «enviar» lo tendrías que hacer con PHP o cualquier otro lenguaje de programación, no parece complicado…
Por Rafa Nuñez-Lagos agosto 4, 2013 - 10:33 am
@Tomás – Si las tienes en una hoja de excel supongo que la podrás importar siempre que tengas los mismos campos, si la tienes hecha a mano literalmente las tendrás que hacer de nuevo en Drive.
Por Rafa Nuñez-Lagos agosto 4, 2013 - 10:31 am
@Mabel – Hola, para ocultar el logo de Google y los términos de uso tienes que usar una clase CSS, o jugar con el tamaño del iframe.
Por Alejandro agosto 3, 2013 - 8:30 am
Hola buenas noches
Necesito crear un formulario avanzado en mi web, este formulario NO es de contacto, es un formulario de requerimientos para obtener dos respuestas: positiva – un articulo en una url especifica que le de acceso a la informacion a la persona que la requiera y que cumpla con los minimos requerimientos del formulario. y una negativa – un articulo en una url especifica que le de las gracias por participar, que lo invite a participar de nuevo y le entregue otro tipo de información si en el formulario esta persona no añade lo mínimo requerido para acceder
La respuesta positiva o negativa, depende de cuanta de la información o peticion del formulario es agregada positivamente
En promedio seran 5 requerimientos:
Ejemplo:
Escoja de los siguientes requerimientos cuales de ellos posee actualmente:
*ISO 9001
*ISO-14000
*SIG-SIGMA
*MIEMBRO DE CLUSTER
*Capacidad de Produccion en miles: 1000 o mas 10.000 o mas 100.000 o mas
Todos como opcion para escoger, sino se escoge o se deja sin palomear,
Lo que quiero es que si se obtienen tres o mas opciones sin escoger en el formulario, este redireccione a la respuesta negativa.
Si se obtienen tres o mas opciones escogidas la respuesta sea positiva y redireccione a una url con la informacion de premio como la opcion positiva.
Como podria crear un formulario de este tipo, que me valide una informacion, y dependiendo de lo que llene el usuario lo envie a una informacion especial o seccion de mi pagina.
Muchas gracias
Por Mabel agosto 2, 2013 - 7:46 pm
Buenas tardes, debo realizar una encuesta, y para ello elaboré un formulario haciendo uso de google drive, pero cuando la pongo a prueba, a pie de página me aparece el logo de google y un mensaje de obligaciones, términos, normas. Y no quiero que esto aparezca, no sé como hacer para sacarlo.
A la vez, quisiera que en el momento de responder la encuesta al encuestado le aparezca solo la pantalla con la encuesta.
ME AYUDAN, POR FAVOR.
GRACIAS
Por Tomas julio 31, 2013 - 5:04 am
estimado, estoy realizando una encuesta para una tesis universitaria, tengo varias hechas a mano.. hay manera de insertar esas respuestas en mi formulario hecho en google drive?
saludos
Por Rodrigo Martinez julio 29, 2013 - 9:07 pm
Hola que tal?
No se ocupar muy bien la secuencia de comandos..alguna idea?
saludos
Por carlos julio 29, 2013 - 7:52 pm
Hola Tengo una pregunta. Como puedo hacer para recibir la notificación a mi correo electrónico cuando alguien a llenado y enviado el formulario, así me demoro menos en contestar, Muchas gracias y es un excelente articulo.
Por admin julio 29, 2013 - 11:56 am
@Rodrigo – Hola de nuevo, esto creo que no lo tienen previsto, ¿has mirado en las secuencias de comandos?
Por Rodrigo Martinez julio 26, 2013 - 2:17 pm
Gracias, conozco eso, pero me gustaría reenviarlas como formulario respondido, igual como se ve cuando uno mismo se reenvia una copia de sus propias respuestas.
Se puede?
Saludos,
Por admin julio 26, 2013 - 11:26 am
@Rodrigo – Hola, las respuestas están en la hoja de cálculo y ésta la puedes compartir con otros usuarios y darles permisos para editar, ver o comentar.
Por Rodrigo Martinez julio 25, 2013 - 3:16 pm
Estimado,
Junto con saludarte te comento que debo reenviar las respuestas de los formularios a un correo en particular, y la forma de ver estas respuestas debe ser como el formulario en si, como cuando le dice «enviarme una copia de mis respuestas» ya que aparece el formulario con preguntas y repuestas,
como puedo hacer eso?
Gracias
Por admin julio 17, 2013 - 4:21 pm
@Horacio – Disculpa que no te haya podido contestar antes, veo en el enlace que ya has solucionado el problema, si tienes alguna otra duda, ya sabes…
Por Horacio julio 13, 2013 - 2:57 pm
Quiero insertar en el formulario los campos de Nombre y Apellido, Mail , Teléfono se puede hacer directamente desde google docs o se necesita un autorespondedor para poner esos campo en en el Docs paso un link de ejemplo así queda mas clara mi consulta gracias
https://docs.google.com/forms/d/1JxT9qyw9Bd8NvnxZfAgrbzN1BvyeYLQ2ox6Pc44cozs/viewform
Muchas Gracias
Horacio
Por admin junio 20, 2013 - 7:40 pm
@Josep – A lo mejor tenías que usar Twitter para hacer el examen :), tu propuesta de que se sepan expresar tus alumnos en 140 caracteres me parece genial e innovadora.