Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar.
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar Duplicar Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
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– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por admin junio 20, 2013 - 7:37 pm
@Eduardo @Gabrile y @Josep – Tenéis que usar las secuencias de comandos. Las secuencias de comandos es la forma de añadir funcionalidades a las hojas de cálculo, las encuentras, dentro de la hoja de cálculo, en el menú Herramientas -> Galería de secuencia de comandos, usa el buscador y mira a ver si alguna te vale. Si no os sale este menú puede ser por el navegador o porque no tenéis permisos.
Por Josep junio 20, 2013 - 10:23 am
Se puede limitar el numero de caracteres de una respuesta del formulario? Quiero utilizarlo para hacer un examen en el que los alumnos sepan expresar conceptos en solo 140 caracteres
Gracias!
Por Gabriel junio 18, 2013 - 9:48 am
Necesito instalar en un formulario una secuencia de comandos para controlar las respuestas a medida que el usuario las ingresa, pero en el menú Herramientas no me aparece la opción Galería de Secuencia de Comandos. Sabes a qué se debe?
Gracias
Por EDUARDO junio 13, 2013 - 5:42 pm
Hola,
Hay alguna manera de restringir el llenado de la encuesta a solo algunos usuarios de gmail?
Para evitar que cualquier persona a la que se le pase el link pueda llenar el formulario.
Saludos,
Por admin junio 6, 2013 - 11:45 am
@ David – ¿Que navegador estás usando? A mi Safari me da problemas, te recomiendo que lo abras con Chrome, por otro lado, ¿cómo haces el PDF? yo acabo de probar y me genera un PDF donde el texto es texto y las imágenes tal cual y se puede editar con Photoshop, Illustrator o Acrobat, uso Mac.
Por admin junio 6, 2013 - 11:25 am
@Rafa y @Abdo – Tenéis que usar las secuencias de comandos. Las secuencias de comandos es la forma de añadir funcionalidades a las hojas de cálculo, las encuentras, dentro de la hoja de cálculo, en el menú Herramientas -> Galería de secuencia de comandos, usa el buscador y mira a ver si alguna te vale.
Por David junio 5, 2013 - 8:14 pm
Hola
Una vez obtenido las respuestas de un formulario y visualizar el resumen, con los gráficos y los datos…. en los gráficos aparece el texto incompleto! Se puede descargar / exportar estos gráficos para poder editar el texto?
Lo he impreso en PDF i abierot en programa de diseño pero se importa como imagen y no vectorizado.
Hay alguna opción?
Gracias
Por Abdo junio 2, 2013 - 1:58 pm
Hola, tengo un problema en los formularios, como hago para controlar el tiempo en que respondan cada uno de las preguntas, o cronometrar el tiempo de exposicion del formulario de preguntas. Soy profesor de una institucion educativa. Gracias
Por Rafa mayo 31, 2013 - 5:10 pm
Hola… quisiera saber si se puede poner un tope de repuestas a un formulario, sin tener que estar pendiente de cuantas respuestas van y tener que cerrarlo manualmente cuando llega a una cifra deseada. Gracias
Por admin mayo 28, 2013 - 11:14 am
@Josep – No tienes que tener el código HTML del formulario, lo incrustas en la página web por medio de un iframe y luego con CSS puedes posicionarlo u ocultar partes del iframe respecto a la web . Incrustar es una de las opciones del botón «Enviar formulario». De todas formas, si te vas al formulario publicado puedes ver el código fuente de la página, en Chrome está en el menú Ver -> Opciones para desarrolladores
Por JOSEP M mayo 28, 2013 - 8:04 am
Cómo obtengo el código html de un formulario?
Grácias
Por admin mayo 27, 2013 - 6:58 pm
@Josep – Si no te entiendo mal creo que lo podrías hacer incrustándolo en la web o poniendo en el html un enlace al PDF. Puedes trocear un formulario y unir las respuestas en una única hoja de cálculo.
Por admin mayo 27, 2013 - 6:55 pm
@Liliana – Tienes que usar las secuencias de comandos. Las secuencias de comandos es la forma de añadir funcionalidades a las hojas de cálculo, las encuentras, dentro de la hoja de cálculo, en el menú Herramientas -> Galería de secuencia de comandos, mira a ver si alguna te vale.
Por admin mayo 27, 2013 - 6:52 pm
@Paulina – Esas opciones las cambias desde Drive seleccionando el archivo y accediendo a los permisos desde el icono de compartir
Por Josep M mayo 27, 2013 - 5:50 pm
Estoy preparando un formulario en el que se necesita consultar una web (o un pdf de internet) para poder responder. Cómo lo hago?
Grácias
Por Liliana mayo 27, 2013 - 12:57 am
Hola cómo hago para poner cupo en las respuestas a formulario de google drive??? he leído las respuestas en blogs, distintas págs, en youtube pero no está bien especificado lo que yo necesito. desde ya gracias y espero que sea pronto la respuesta!!!
Por Paulina mayo 24, 2013 - 4:11 pm
Yo tengo un problema, uso el drive para crear encuestas para mi compañía, pero resulta que cuando envío el link, la gente ingresa al formulario en su versión publicada, pero en la esquina superior derecha aparece un botón para entrar a la versión editable del formulario. Lo envíe marcando que cualquiera pueda acceder. ¿como puedo quitar esta opción?
Por admin mayo 24, 2013 - 10:37 am
@Aimee – Revisa que tengas enlazado el formulario con la hoja de cálculo de las respuestas y también que sea público a la hora de enviar. Los formularios no tienen fecha de caducidad.
Por AIMEE mayo 23, 2013 - 6:48 pm
BUENA PUBLICACIÓN.
HICE UN FORMULARIO, LO ENVÍE Y DESPUÉS DE 24 HORAS ME COMUNICABAN QUE NO PODÍAN ACCESAR A ÉL, NI EL VINCULO FUNCIONO NI LAS RESPUESTAS QUEDARON GRABADAS, COMO PUEDO HACER QUE DURE MÁS EL TIEMPO PARA RESPONDER???
Por MARINA mayo 20, 2013 - 3:34 am
Como quito la leyenda de este contenido no lo creo ni aprobo google, denunciar abuso