Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar.
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar Duplicar Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
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– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por Luis Hernandez Giraldi mayo 19, 2013 - 11:48 pm
Estoy inciandome con los formularios…
desearía poder llenar una lista de selección de acuerdo a información de existente en una hoja de calculo… y de forma similar llenar una lista consicionada a lo seleccionado enotra lista… es decir listas enlazadas…
Gracias
Por admin mayo 18, 2013 - 11:02 am
@Manuel – Tienes que usar las secuencias de comandos. Las secuencias de comandos es la forma de añadir funcionalidades a las hojas de cálculo, las encuentras, dentro de la hoja de cálculo, en el menú Herramientas -> Galería de secuencia de comandos. Una vez que lo abras verás un campo donde puedes buscar o escoger desde las categorías, busca PDF Sender y mira a ver si te vale.
Por admin mayo 18, 2013 - 10:55 am
@Oscar – Me tendrías que dar algún detalle más, ¿has probado a borrar ese campo y volverlo a crear?
Por Manuel mayo 17, 2013 - 4:32 pm
Hola buenos días, es posible crear a partir de un formulario en google docs un reporte en formato PDF? es decir, al momento que una persona envíe por medio de un formulario sus datos se genere una planilla en PDF con los datos que ingresó para imprimirlo? y si es posible, dónde encuentro información al respecto?
Gracias de antemano…
Por oscar greiff mayo 14, 2013 - 4:48 am
señor rafael buenas noches, estoy llenando un cuestionario y me pide que haga esto y no se a que se refiere, gracias por su colaboración. » Vaya .. Por favor, rellene un Url Site válida.»
Por esmeralda mayo 13, 2013 - 12:30 pm
Hola. Muchas gracias por tu contestación.
El problema que tengo es que lo quiero hacer desde un correo de empresa y desde ahí no me deja. ¿Cómo lo puedo hacer? ¿Hay que habilitar alguna opción? Gracias.
Por admin mayo 13, 2013 - 12:27 pm
@Alan – La verdad es que no soy experto en las Secuencias de comandos, mi recurso es buscar en la galería o en Google, lo siento.
Por admin mayo 13, 2013 - 12:13 pm
Hola Esmeralda, deberías de poder, yo lo acabo de probar con hotmail y funciona.
Por admin mayo 13, 2013 - 12:05 pm
Hola Jon, creo que eso no se puede hacer. Si es para tu página web a lo mejor te interesa más usar una herramienta tipo CoffeeCup, aunque está en inglés es bastante sencillo de utilizar y puedes personalizar los formularios bastante.
El «enter» activa el botón enviar, para pasar a otras casillas tienes que utilizar el tabulador. De todas formas si has tocado algo vuelve a ponerlo y te sacas de dudas.
Por Alan mayo 12, 2013 - 3:44 pm
Hola Rafael
Mi consulta es la siguiente: Es posible poner un temporizador cronómetro en un formulario que de un tiempo de contestar las preguntas, me hablaron de Scripts pero no pude encontrar nada al respecto.
Gracias por tu atencion
Por esmeralda mayo 10, 2013 - 11:42 am
Hola a todos. Necesito ayuda porque he creado un formulario y sólo me deja enviarlo a correos gmail, pero yo quiero enviarlo también a hotmail, outlook… ¿qué puedo hacer?
Gracias
Por jon mayo 9, 2013 - 8:09 pm
Hola Rafael.
Tengo dos preguntas:
– ¿Hay alguna forma de que una vez enviado el formulario no aparezca la notificación (página) de Google Drive en la que se indica que se ha registrado la respuesta y por lo tanto no tener que dar a la flecha volver para volver a mi sitio web?
– A la hora de rellenar el formulario si en algún momento pulso enter me envía la respuesta sin esperar a que pulse el botón enviar. ¿Podria ser porque he eliminado algunas líneas del código original, en concreto las últimas para que no apareciera el logotipo de google y demás?
Gracias por el servicio que prestas.
Un saludo.
Por admin mayo 9, 2013 - 10:58 am
Hola Lidia, cuando mandas el formulario por correo electrónico o a colaboradores puedes personalizar el mensaje que reciben, tienes que hacer click en «Personalizar mensaje y asunto» que esta justo debajo de la lista de correos. Haz pruebas contigo misma usando otra cuenta de correo o con algún compañero/a de confianza para cerciorarte de que lo reciben como tu quieres.
Un saludo, si tienes más dudas, ya sabes…
Por Lidia mayo 7, 2013 - 8:42 pm
Hola muchas gracias por esta gran ayuda y excelente tutorial. Yo soy nueva en esto y es la primera vez que voy a aplicar por esta via una encuesta a los padres de familia de los niños del colegio donde trabajo, ya hice una prueba enviandolo a mi correo personal, pero la duda que tengo es: ¿como puedo hacer para editar el mail donde se envia el link? ya que en la prueba, aparece como cuerpo del correo el encabezado de mi encuesta (y abajo el link) y quiero ponerle otra cosa, como por ejemplo un agradecimiento por su participación me puedes ayudar por favor? gracias.
Por Pedro mayo 7, 2013 - 10:22 am
Muchas gracias
Creo que me da
por que son 46 preguntas
y he decidido hacer un formulario y repetirlo para 6 colegios de tal manera que después pongo cada uno en una página de excel y creo una hoja resumen,
Muchas gracias
Un saludo
Por admin mayo 7, 2013 - 10:09 am
Hola Pedro, estos son los límites para los formularios:
Número de celdas: total de 400.000 celdas en todas las hojas
Número de columnas: 256 columnas por hoja
Número de fórmulas: 40.000 celdas con fórmulas en todas las hojas
Número de pestañas: 200 hojas por libro de trabajo
Fórmulas de GoogleFinance: 1.000 fórmulas de GoogleFinance
Fórmulas de ImportRange: 50 fórmulas de referencia cruzada entre libros de trabajo
Fórmulas de ImportData, ImportHtml, ImportFeed o ImportXML: 50 funciones para datos externos.
Para determinar el número de respuestas que se pueden administrar con un formulario, ten en cuenta el número de preguntas de tu formulario, así como el número de celdas que contienen otros datos.
Por Pedro mayo 6, 2013 - 8:17 pm
Hola, gracias por tu artículo. Una pregunta.
Estoy preparando cuestionario ¿hay número límite de encuestados?
Necesito hacerla en varios colegios y serían sobre 1400 alumnos ¿se podría? ¿tendría que hacer varias?
Un saludo y mil gracias
Por admin mayo 2, 2013 - 10:29 am
Hola Miriam, para que te salga esta opción tienes que mandar los formularios por correo electrónico o a una lista de colaboradores.
Por admin mayo 2, 2013 - 10:19 am
Hola Edwin, disculpa que no te haya contestado antes, si te da estos fallos persistentes tendrías que hacer de nuevo el formulario. Puedes usar copiar/pegar para hacerlo más rápido.
Por Miriam Lizeth ramirez diaz abril 29, 2013 - 4:17 pm
Necesito saber de como puedo hacer un formulario en donde mis compañeros al momento de llenar un formulario, las respuestas de la cuales contestaron me llegue a mi correo como de confirmacion para ver las respuestas. por que ya lo hice pero no me doy cuenta cuando ellos contestan un formulario si no asta entrar al formulario me doy cuenta de quien contesto,
Quiero saber si el formulario apps maneja esta opcion que requiero?