Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar.
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar Duplicar Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
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– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por edwin abril 28, 2013 - 3:10 am
por cierto si tengo el formulario vinculado a una hoja de calculo de respuestas, y es el mismo formulario donde se me presenta ese problema gracias :(
Por edwin abril 28, 2013 - 3:07 am
hola! gracias si sr hice los cambios en el formulario, agregue una pregunta adicional. y lo coloque antes de otras, luego de que hice eso en el resumen de respuestas no me aparecen las gráficas como tal, solo me aparecen lo escrito, es decir lo tipo párrafo. las otras preguntas como test, casilla, escalas me aparecen en blanco. Por otro lado no se si me estan llegando las respuestas aunque probe con una encuesta que hice a mano y la pase aquí y si llegan. por que igual la tengo en modo de que se aceptan respuestas. agradeceria que me ayudara al respecto muchas gracias !!! o acaso debo borrar las respuesta :(
Por admin abril 27, 2013 - 11:16 am
Hola Edwin, me tienes que dar más detalles para poderte responder, ¿donde hiciste los cambios, en el formulario o en las respuestas?, ¿tienes vinculado el formulario a una hoja de cálculo con las respuestas? Lo de las encuestas no lo entiendo, ¿es otro formulario o el mismo que te da problemas con los gráficos?
Por admin abril 27, 2013 - 10:57 am
Hola Jadher, creo que no puedes, tendrías que hacer un nuevo formulario e incrustarlo en una web con acceso restringido sólo a las personas con permisos, desde Google no puedes controlar el acceso a los formularios si se pasan el enlace entre usuarios o colaboradores.
Por admin abril 27, 2013 - 10:46 am
Hola Dominique, Google manda dos correos, uno con tu nombre y otro solo con el correo, revisa tu cuenta en Google para ver si lo tienes todo OK, lo miras en el desplegable al lado de tu foto en la parte superior de las páginas de Google, tienes que hacer click en Cuenta.
Por edwin abril 27, 2013 - 12:40 am
Muchas gracias por la información. Bueno tengo un formulario pero sucede que en resumen de respuesta, no me quieres aparecer como tal los gráficos,(no se si influyo haber hecho unos cambios después de que me hallan respondido) por otro lado me informaron que me habian respondido una encuesta y no me aparece en ningún lado.
Quiero saber si se puede hacer que aparezcan las gráficas ya que solo me aparecen los que son para llenar tipo párrafo, y ademas si me puedo recuperar esa encuesta quie me enviaron. le agradeceria mucho si me ayuda en el asunto gracias!!!, .
Responder
Por Jadher Enrique abril 25, 2013 - 6:49 pm
Hola Rafael, x favor orientame en lo siguiente:
¿Cómo hago para recibir respuestas de sólo los contactos a quienes envié el formulario (Cuestionario-Evaluación)?, dado que en mi hoja de respuestas, y por el campo obligatorio que les pido de «nombre», veo que hay respuesta de personas a quienes nunca envie el cuestionario, he indagado con algunos casos, y me indicaron que uno de los contactos a quienes envie incialmente les pasó el link.
Saludos y agradecido a tu respuesta.
Por Dominique abril 24, 2013 - 1:45 pm
Buen día Rafael, ¿qué tal?
Mi consulta es la siguiente. Cuando yo envío el formulario por correo electrónico a un destinatario, el destinatario recibe el correo con mi dirección de gmail. Es decir, al abrir su bandeja de entrada le aparece que xxx@gmail.com ha enviado el formulario. Me pregunto si es posible cambiar eso por mi nombre y apellido. Lo he intentado haciéndome un perfil de google+ y modificando mi seudónimo pero no cambia, sigue enviándose así.
Espero que se haya comprendido…
Desde ya, muchas gracias!
Saludos.
Por admin abril 24, 2013 - 9:55 am
Hola Miguel, hay muchos servicios web para acortar enlaces, Google tiene este: http://goo.gl/
Por Miguel Cardenas abril 22, 2013 - 1:54 am
Buenas tardes, yo cree una hoja de trabajo para amigos que jugamos en línea, la cuestión es que he visto direcciones cortas de no más de 12 caracteres, he buscado en la red y solo viene como hacerlo para la versión empresarial y si poseo un dominio web
¿Es posible cambiar el enlace para compartir a uno mas corto en la versión pública?
¡Gracias!
Por admin abril 20, 2013 - 11:07 am
Hola Lionel, si sabes algo de programación, puedes capturar el click al enviar el formulario con javascript «click event» para que te redireccione a una página de agradecimiento propia, yo no lo he probado pero creo que te debería de funcionar.
Por Lionel abril 18, 2013 - 6:46 pm
Muchas Gracias!! Rafael por tu respuesta, logré hacer que no se vea la publicidad de google. Pero me encontré con lo mismo cuando uno completa el formulario y lo envía, aparece lo ste: «Enviar otra respuesta | Crea tu propio formulario google docs». Eso hay manera de eliminarlo o ocultarlo. Saludos!
Por admin abril 18, 2013 - 12:34 pm
Hola Eric, eso lo haces desde el menú Formulario > Modificar formulario.
Por admin abril 18, 2013 - 12:28 pm
Hola Ruthy, para poder eliminar los duplicados tienes que usar las secuencias de comandos. Las secuencias de comandos es la forma de añadir funcionalidades a las hojas de cálculo, las encuentras, dentro de la hoja de cálculo, en el menú Herramientas -> Galería de secuencia de comandos. Una vez que lo abras verás una ventana donde puedes buscar o escoger desde las categorías, escribe en el buscador Remove duplicates e instálalo.
Si tienes problemas escríbelos aquí y trataremos de solucionarlo.
Por admin abril 18, 2013 - 12:14 pm
Hola Lionel para que no se vea el scroll tienes que tener estos parámetros en la configuración del iframe frameborder=»0″ marginheight=»0″ marginwidth=»0″ scrolling=»no»
Por Eric abril 17, 2013 - 8:23 am
Hola:
Cree un formulario y lo configuré para que las respuestas se vayan a una hoja de cálculo. El problemas es que cuando entro a Drive y le doy click al formulario, me manda a la hoja de cálculo y nunca me aparece el menú del formulario. Cómo puedo acceder a dicho menú, ya que a modo de prueba quisiera desvincular la hoja de cálculo.
Saludos y gracias…
Por Ruthy abril 16, 2013 - 1:53 pm
Hola estoy aplicando unas encuestas para mi tesis, pero me encontre con un problema hay personas qu respondieron doble y si elimino esa respuesta en el formilario a la hora de que pongo que me grafique no elimina esas respuestas en las gráficas… ademas tambien aplique encuestas impresas como le hago para agregar los datos en el formulario y que se agreguen en las graficas
saludos
muchas gracias
Por Lionel abril 15, 2013 - 8:24 pm
Hola: Con respecto a la posibilidad de ocultar la publicidad de Google en los formularios, lo que hice es jugar con los tamaños hasta que no se ve en la pantalla, pero el tema está en que cuando uso la ruedita del mouse puedo bajar más y lamentablemente se puede ver. Hay posibilidad de eliminar dicha publicidad?. Saludos!!!
Por admin abril 11, 2013 - 1:49 pm
Hola Fernando, con el nuevo formato no aparecen tantos temas como con el antiguo. Respecto a que se rellenen los datos no se muy bien a lo que te refieres, ¿tus datos de Google o los del navegador?
Por admin abril 11, 2013 - 1:43 pm
Hola Sara, para hacer eso tienes que usar herramientas profesionales, con Google no puedes.