Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar.
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar Duplicar Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
Artículos relacionados.
– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por Jesus diciembre 10, 2012 - 11:24 pm
Vengo empleando esta herramienta desde hace dos años, siempre he enviado los formatos a 30 maximo 40 personas, pero ahora que requiero enviar a 400 personas no me deja hacerlo (solo acepto las 70 primeras y de alli nada). Este emite un mensaje de error. «Has superado temporalmente tu cuota de correo electrónico. Espera un rato y vuelve a intentarlo. Investigue y segun parece, google asume que es un span.
Ojala tengan la solución.
Gracias por tu respuesta.
Por Harold Sanchez diciembre 4, 2012 - 2:25 pm
Hola, quisiera saber si hay alguna opción de que cuando alguien llene el formulario automáticamente se le envié un email a esa persona notificándole que el formulario se diligencio correctamente, gracias
Por Bernardo Alcaraz noviembre 30, 2012 - 1:24 am
Hay alguna forma de que con algun otro formulario, se puedan borrar u «des-suscribirse» los datos del formulario anterior?
Agradecerpe sus comentarios
Por Nathy Talavera noviembre 28, 2012 - 6:26 pm
Hola! Estoy haciendo un formulario y la idea es que cada vez que se complete el formulario me cree una hoja de calculo nueva o un pdf o lo que sea, con tal que cada vez que se complete el formulario se genere un archivo unico que pueda ser enviado por email. ¿Hay alguna forma de hacer eso? O, ¿tendria que utilizar alguna otra herramienta? ¡GRACIAS!
Por admin noviembre 28, 2012 - 10:41 am
Hola Carlos, tampoco se como solucionar tu duda, lo siento…
Por admin noviembre 28, 2012 - 10:38 am
Hola Fabby, que yo sepa eso no lo puedes hacer con los formularios de Google, quizás se puede con algún script pero yo no sé como.
Otra opción es que uses otro sistema de formularios como puede ser Coffee Cup (Web Form Builder) en esta dirección http://www.coffeecup.com/, aunque está en inglés es bastante sencillo utilizarlo.
Un saludo
Por Carlos Andrés noviembre 27, 2012 - 9:49 pm
Hola
tengo un formulario con una pagina en sites y quiero que dependiendo de la respuesta que llene la persona en el formulario se habilita la siguiente pregunta como podría realizar esto ?
Por Fabby noviembre 21, 2012 - 12:55 pm
Buenos dias !!
Tengo un blog de alquiler vacacional, realice el formulario, mi inconveniente consste en lo siguiente, (espero ser especifica y clara)
El fomulario me envia a mi casilla de correo un aviso cada vez que una persona realiza una consulta, diciendo :
** Ver los cambios realizados en el documento de Google «del formulario en cuestion»: Haz clic aquí
Un usuario ha realizado cambios el 21/11/12, de las 01:08 a las 01:08
Envío de formulario, Registro insertado
Abre la versión actual de tu documento de Google «del formulario en cuaestion»: Haz clic aquí
Ésta es una idea de Google Docs**
LO QUE NECESITO ES:
QUE LLEGUE A MI CASILLA DE CORREO ELECTRONICO LOS DATOS INSERTADOS POR LA CONSULTA, Para poder responder directamente a quien consulta , y no solo el mensaje informando que se realizo una nueva modificacion al formulario. «Es posible?» como debo hacer eso??
Estoy en procura de esa respuesta. Ya que es muy demorado copiar todos los datos y pegar los en un nuevo email para responder a esa consulta.
Desde ya muy agradecida
Fabby
Por admin noviembre 19, 2012 - 10:12 am
Hola María, tiene pinta de que es un error del navegador, prueba a actualizarlo o a hacer el formulario con otro, ya sabes que puedes instalar Chrome, Firefox o Safari de forma sencilla y gratuita.
Por admin noviembre 19, 2012 - 10:07 am
Hola Felipe, no entiendo muy bien tu pregunta, si me lo puedes explicar un poco más, intento ayudarte
Por maria noviembre 19, 2012 - 12:30 am
Gracias por publicar como crear un formulario. mi problema es que no me sale el boton de enviar, a pesar de que he seguido todos los pasos que nos comentas. Sabrias a que se debe. Mil gracias
Por Felipe noviembre 16, 2012 - 4:48 pm
Hola, estoy intentando crear un formulario, pero quiero que de varias opciones solo se pueda escoger una. No sé si puedes ayudarme. Gracias de antemano.
Por admin noviembre 10, 2012 - 10:45 am
Hola, si los formularios son privados, nadie debería de tener acceso, es lo mismo que tu cuenta de GMail o Google Drive, no creo que Google tenga acceso a estos datos y si se demostrara que rompen la privacidad de sus usuarios nadie confiaría en ellos.
Tienes que tener en cuenta que si das permisos a un usuario para editar el formulario, éste puede invitar a otros, si quieres evitarlo tienes que dar permisos a los usuarios solo para que puedan ver y no editar.
Saludos
Por Alicia noviembre 9, 2012 - 4:51 pm
Hola Rafael,
Formo parte de un grupo de investigación y parte de nuestro trabajo consiste en recabar datos de personalidad de los participantes de los experimentos.
Mi duda es acerca de la privacidad y confidencialidad de los datos obtenidos mediante los formularios. Se que las respuestas solo se pueden ver desde el gmail de la persona que generó el formulario, y, en el caso que este se comparta a otras personas, también lo podrán ver. Pero, ¿puede Google tener acceso a estos datos?
Gracias.
Por admin noviembre 5, 2012 - 12:29 pm
Hola Natalia, para organizar las preguntas tienes que hacer clic y arrastrarlas en el modo de edición del formulario y desde ahí también las eliminas. Si te funciona bien el formulario no te preocupes de la hoja de cálculo, aunque seguro que alguien que sepa mas que yo te podrá decir como quitar lo que no usas.
Por Natalia octubre 31, 2012 - 1:14 pm
Hola Rafael,
he creado un formulario con varias preguntas diferentes (una cuadricula, casilla de verificación y texto de párrafo) y luego tuve la necesidad de cambiar el orden de estas preguntas, agregar nuevas y eliminar otras. Una vez hecho esto, en la hoja de calculo no mantiene completamente los cambios: las eliminadas siguen estando y el nuevo orden de las preguntas no se respeta.
Como puedo hacer para que en la hoja de calculo, se vea la información actualizada y el orden correcto en las columnas.
Muchas gracias.
Por admin octubre 26, 2012 - 10:18 am
Si, lo tienes que hacer con CSS, sería algo así
.banner {
position: absolute;
background: url(image.png);
top:….;
left:……;
}
Por emiliano octubre 25, 2012 - 7:19 pm
Hola necesto poner al formulario un banner como lo hago con css ????
alguien tiene un post ?
como lo importo ????
Abrazo
Por admin octubre 21, 2012 - 12:24 pm
Hola Kepa, ¿como insertas el formulario, desde Sites o desde la hoja de cálculo? Si lo haces desde Sites, una vez que seleccionas Insertar -> Formulario, lo puedes hacer de dos formas, o seleccionándolo desde la lista o desde la URL del formulario, prueba de ambas formas. Es importante que tengas el navegador de internet actualizado a la última versión y a veces entrar y salir de Sites da resultado cuando se atasca.
Si te sigue dando problemas nos lo cuentas.
Por Kepa octubre 21, 2012 - 10:40 am
Buenos día,
Mi problema es que no me deja pegar el formulario en un sites. Lo selecciono pero me cambia automaticamente a hoja de calculo que es lo que se puede ver en el sites. No entiendo cual es el problema. ¿Puedes ayudarme?