Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar.
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar Duplicar Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
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– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por Carlos enero 14, 2013 - 10:51 pm
He instalado ese script, pero aunque lo ejecuto me dice que hay 0 valores, y sigue la línea en el mismo sitio, imagino que hago algo mal pero no se que puede hacer :S
Por admin enero 14, 2013 - 2:46 pm
Hola Monika, que yo sepa, de forma sencilla no, lo que si puedes es usar un formulario básico, sin estilo y sin título y luego el título lo pones en HTML y le das los estilos con CSS.
Por admin enero 14, 2013 - 2:37 pm
Hola Carlos, prueba las secuencias de comandos. Las secuencias de comandos es la forma de añadir funcionalidades a las hojas de cálculo. Las encuentras, dentro de la hoja de cálculo, en el menú Herramientas -> Galería de secuencia de comandos. Una vez que lo abras verás una ventana donde puedes buscar o escoger desde las categorías, busca esto, Remove Blank Worksheets y mira a ver si te vale.
Por Monika enero 14, 2013 - 1:04 pm
Hola,
Hay alguna manera sencilla de cambiar el color de fondo y el tipo de letra de una plantilla de un formulario?
Gracias
Por carlos enero 14, 2013 - 11:51 am
Porque el formulario que utilizo es semanal, como si fuera una encuesta. Se rellenan datos y luego los borro para empezar de 0, pero claro al no poder borrar realmente las filas aunque borre su contenido, sigue contándome y nunca puedo volver a comenzar desde la fila 1 :S
Por admin enero 11, 2013 - 7:51 pm
Hola Carlos, siento no poder ayudarte pero no se mucho de hojas de cálculo, ¿porque quieres borrar los datos? son opacos para los usuarios y te pueden valer para hacer informes.
Si alguien sabe como borrar completamente los datos de un formulario, lo puede escribir aquí y lo añado al tutorial.
Por Carlos enero 10, 2013 - 6:52 pm
Buenas! lo primero gracias por el tutorial que creaste, es de mucha ayuda…, mi problema es que cada vez que agrego datos a la hoja mediante el formulario, estos se van almacenando en filas, aunque yo me vaya a la hoja y borre estos datos, bien dándole a borrar notas o a borrar datos de fila, éstos se borran pero queda algo registrado porque cuando vuelto a introducir información mediante el formulario, sigue registrándose en la siguiente fila a la última que se utilizó.
No se, como dejar totalmente vacías las celdas para que vuelvan a introducirse valores en las primeras filas y no que vayan avanzando las filas aún estando vacías después de mi borrado.
Si me fijo, veo que se marca una línea gris muy fina entre la última fila usada y la que se va a usar en la próxima modificación, imagino que eso tiene algo que ver pero no encuentro manera de mover o borrar esa «marca», un saludo y gracias!
Por admin enero 10, 2013 - 2:37 pm
Hola José Ramón, si te queda alguna duda con los filtros, dímelo y trato de solucionarlo. Muchas gracias también a ti por tus comentarios.
Por Jose Ramón enero 10, 2013 - 12:16 pm
Encontrado!!! Formulario->Herramientas->Reglas de notificación!!! Gracias por todo!!!
Por Jose Ramón enero 10, 2013 - 12:14 pm
Finalmente no he sabido como se puede hacer con un filtro de Gmail, me quedo con mi primera opción de las reglas de notificación, que no encuentro por ningún lado. ¿Me puedes ayudar? Gracias.
Por Jose Ramón enero 10, 2013 - 12:03 pm
ok, revisando comentarios he visto que ya has publicado una solución, muchas gracias por todo, voy a probarla.
Por Jose Ramón enero 10, 2013 - 12:01 pm
Hola, he creado un formulario con Google Drive del cual necesito que me envie una copia al email por cada ‘submit’ que hace el usuario. De tu artículo deduzco que es en las ‘reglas de notificación’, pero yo en mi formulario no lo encuentro por ninguna parte. ¿Me podrías ayudar? Muchas gracias.
Por admin enero 10, 2013 - 10:57 am
Hola Sara, creo que es un problema de permisos, revísalos y si no lo puedes arreglar vuelve a hacerlo siguiendo los pasos del tutorial. Si te sigue sin salir ponme la dirección donde lo tienes para verlo.
Por Sara diciembre 31, 2012 - 2:20 pm
Hola, te cuento mi problema a ver si me puedes ayudar. He creado un formulario.
He puesto que sea público para que pueda rellenar el formulario cualquiera, aunque lo he hecho en la hoja de cálculo asociada (que es en el único sitio que he encontrado que me deje hacerlo). Hasta ahí todo bien.
Ahora viene mi problema, voy al formulario, le doy a insertar, me da un código que copio tal cual en mi blog de blogger modificando solo el ancho.
Entonces:
– Si estoy dentro de blogger o gmail y quiero rellenar el formulario directamente desde la web me dice que el usuario no está autorizado y que tengo que cambiarlo. Entoendo que esto le pasará a cualquiera que entre en mi web.
– Si no estoy conectado a google de ninguna de las maneras, sencillamente al entrar en la web no aparece el formulario, solo aparece un espacio en blanco.
Muchas gracias.
Por Federico diciembre 21, 2012 - 10:27 pm
Muchas gracias!!!!!
Por admin diciembre 21, 2012 - 5:06 pm
Hola Federico, para poder validar los correos tienes que usar las secuencias de comandos. Las secuencias de comandos es la forma de añadir funcionalidades a las hojas de cálculo, las encuentras, dentro de la hoja de cálculo, en el menú Herramientas -> Galería de secuencia de comandos. Una vez que lo abras verás una ventana donde puedes buscar o escoger desde las categorías. Yo he encontrado dentro de Educación éste que a lo mejor te vale, se llama formular_response_validate. Está en alemán pero con el traductor de Google te puedes apañar, espero…
Por Federico diciembre 20, 2012 - 5:08 pm
Hola,
Mi consulta es la siguiente.
Existe alguna posibilidad de agregar al formulario algo que valide que se esté escribiendo una cuenta de correo y no cualquier cosa? Por ejemplo, si yo hago un campo en el que solicite cuenta de correo, el usuario puede escribir cualquier cosa (inclusive sin @) y lo acepta sin problemas..
Quedo atento a tu respuesta!!
Gracias!!
Por admin diciembre 12, 2012 - 6:50 pm
Hola Harold, si se rellena mal y ese campo es obligatorio Google da error en el formulario, para mandar un email de notificación lo tendrías que hacer usando los filtros de GMail, aquí tienes un tutorial -> https://www.rnlagos.com/trabajando-con-gmail
Por admin diciembre 12, 2012 - 6:37 pm
Hola Jesús, disculpa que haya tardado unos días en contestarte, Google to te va a dejar mandar todos esos correos, lo tienes que hacer con otras aplicaciones, con Mailchimp (http://mailchimp.com/), por ejemplo, puedes mandar 12.000 correos por mes con la cuenta gratuita y es bastante sencillo de utilizar aunque está en inglés. Espero que te sirva.
Por admin diciembre 12, 2012 - 6:30 pm
Hola Nathy, disculpa que haya tardado un poco en contestarte, puedes automatizar tus formularios usando las secuencias de comandos, éstas las encuentras en el menú Herramientas de tu hoja de cálculo, tendréis que buscar entre todas las que hay. Esta respuesta le vale también a Harold.