Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar.
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar Duplicar Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
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– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
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Por Lilliam febrero 21, 2013 - 8:24 pm
Quisiera saber si envío un formulario tipo encuesta como puedo ver los resultados conservando la privacidad de los encuestados
Por admin febrero 20, 2013 - 5:45 pm
Hola Nicolás, tienes que seleccionar el destino de las respuestas, ¿lo tienes hecho? te aparecerá un nuevo archivo en Drive, si lo abres verás que es una hoja de cálculo y ahí tienes todas las respuestas. Si quieres ver los gráficos y estadísticas haz clic en el menú «formulario» y verás en el submenú «Mostrar el resúmen de respuestas».
Por Nicolas febrero 20, 2013 - 2:20 pm
Estimado, no me aparece el menú «Respuestas» y necesito ver las estadísticas del formulario ¿Cómo lo puedo hacer?
Saludos
Por admin febrero 14, 2013 - 4:48 pm
Hola Marisol, tienes que hacer clic en enviar formulario, botón azul en la parte superior derecha de la página y luego en la ventana emergente seleccionar el botón incrustar. Tendréis que seleccionar y copiar el código que os aparece y éste es el código que les tenéis que enviar a los que os hacen la web, pegarlo en un correo.
El código tiene que ser algo así:
Por Marisol febrero 14, 2013 - 1:37 pm
Hola, somos una Asociación de padres y estamos creando un formulario, que nos insertarán en la página Web del colegio. Mi pregunta es la siguiente, ¿cómo le paso el código del formulario al colegio para que ellos lo puedan insertan en su Web?. Muchas gracias.
Por Brisa febrero 3, 2013 - 7:29 pm
Necesito que al compartir el link del formulario aparezca un título, no toda la dirección de la url. Pueden ayudarme? Días atrás aparecía solo, ahora no :(
Por admin febrero 2, 2013 - 8:26 pm
De momento no puedes diseñar tu propio tema, para eso tienes que usar otras herramientas como Web Form Builder o similar.
Por CESAR ARIZA febrero 2, 2013 - 5:11 pm
Es decir con respecto al comentario anterior, Google no ha contemplado la posibilidad de que el usuario diseño su propio Tema:plain y simplemente sea agregarlo a su propio formulario por medio de una opción, que sea solo examinar en el equipo y subir?
Por CESAR ARIZA febrero 2, 2013 - 5:05 pm
Mi inquietud es la siguiente: Es complicado que google le deje la opción al usuario de crear su propio tema :plain, como por ejemplo agregar el logo o diseño propio, sin tener que realizar procedimientos complejos. ya que los que están son muy generales, y la mayoría son poco prácticos.
Por admin febrero 1, 2013 - 11:29 am
Hola, efectivamente Google ha cambiado el aspecto (interfaz) de los formularios. Funcionan igual pero las pantallas han cambiado. Cuando tenga un rato actualizaré este artículo para que se adapte a lo que hay en la web.
Muchas gracias.
Por Brisa enero 31, 2013 - 9:53 pm
Puede ser que hayan cambiado el formato de hacer los formularios? Ya no puedo elegir entre más de 10 modelos de fondos… cuando publico el link del formulario no le sale el título, solo se repite el link. Cambió o estoy haciendo algo mal?? Gracias y espero que puedan responderme.
Por admin enero 30, 2013 - 5:03 pm
Yo creo que tendríais que utilizar dos formularios, lo que si puedes hacer es descargarte el formulario y subirlo a la cuenta de tu compañera para no tener que hacerlo dos veces. Acuérdate de convertir el documento al formato de Google Docs cuando lo subas.
Por Vicente enero 28, 2013 - 6:58 pm
He creado un formulario de trabajo para realizar con mi grupo de alumnos. Quisiera poder exportárselo a una compañera (no compartirlo) para que ella pueda utilizarlo de tal forma que el mismo formulario ella lo pueda utilizar y las respuestas de sus alumnos vayan a su cuenta de correo, ¿Cómo he de hacer? ¿Es posible?
Por admin enero 25, 2013 - 11:45 am
Hola de nuevo, lo que dices no lo veo posible, lo que si puedes hacer es que el formulario se abra en un pop-up. Si sabes un poco de inglés explican como hacerlo en esta página http://goo.gl/NoGFp la solución está al final.
Un resumen rápido es:
1.- Crear un sitio nuevo vacío (blank theme). Aquí pondrás el contenido del pop-up (el formulario).
2.- Añadir el archivo .xml que está en el foro al sitio vacío.
3.- Vincularlo como gadget por url
No parece muy complicado pero no lo he probado. Si consigues que te funcione escríbelo aquí para que le sirva a otros usuarios y si te atascas a lo mejor te puedo echar una mano.
Por EMILIO enero 25, 2013 - 10:32 am
Hola! muchas gracias por contestar con tanta rapidez!
Para barajar otras alternativas, ¿sería posible poner un botón de «Apúntate» y debajo el formulario (son sólo dos casillas a rellenar) pero que el formulario no se vea (poniendo una autoforma/imagen del color del fondo de la página) y que cada vez que se pulse el botón esta autoforma desaparezca?
O incluso poner todo el formulario en el mismo color del fondo de la plantalla para que sea «invisible» y al pulsar el botón cambie de color….
No sé si es posible hacerlo a través de un gadget…
Un saludo, y muchas gracias!
Por admin enero 24, 2013 - 8:53 pm
Hola Emilio, muchas gracias, puedes poner un botón y que enlace a otra página donde tengas el formulario. Para que desaparezca el botón y aparezca el formulario en la misma página tendrías que hacer la llamada por ajax y creo que no se puede hacer en Sites.
Por Emilio enero 24, 2013 - 5:54 pm
Hola, me gustaría insertar insertar en un Site un botón (puede ser una imagen) con el texto «Apuntarse» de manera que al hacer click en él, el botón desaparezca y aparezca el formulario que he definido previamente (por temas de espacio no hay ningún problema, pues es muy corto. ¿Me podríais ayudar?
Muchas gracias y gran trabajo!
Por admin enero 20, 2013 - 7:15 pm
Hola Miriam, estos son los límites de Google para los formularios.
Si estás a punto de exceder las limitaciones de tamaño de las hojas de cálculo de Google, aparecerá un mensaje en la parte superior de la hoja de cálculo indicando a qué límite has llegado.
Número de celdas: total de 400.000 celdas en todas las hojas
Número de columnas: 256 columnas por hoja
Número de fórmulas: 40.000 celdas con fórmulas en todas las hojas
Número de pestañas: 200 hojas por libro de trabajo
Fórmulas de GoogleFinance: 1.000 fórmulas de GoogleFinance
Fórmulas de ImportRange: 50 fórmulas de referencia cruzada entre libros de trabajo
Fórmulas de ImportData, ImportHtml, ImportFeed o ImportXML: 50 funciones para datos externos.
Para determinar el número de respuestas que se pueden administrar con un formulario, ten en cuenta el número de preguntas de tu formulario, así como el número de celdas que contienen otros datos.
Por juan enero 20, 2013 - 6:46 pm
disculpa lo envio yt me dice que el archivo no existe
Por Miriam enero 18, 2013 - 11:44 am
Hola,
por lo que acabo de leer parece ser que no se puede enviar el formulario por correo-e a más de 70 personas. Si se inserta en una página web también se tiene el mismo problema, es decir, solo se pueden recibir 70 respuestas???
Un saludos y gracias.