Con Google los formularios al alcance de todos
Los formularios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.
Para hacer un formulario hay que hacer clic en Crear nuevo y elegir Formulario de la lista, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña, si trabajamos con Firefox o Chrome, para configurar el formulario.
Por defecto aparecen dos ejemplos de preguntas, el primero desplegado y listo para rellenar con nuestras opciones y el segundo aparece sin desplegar. Si pasamos el cursor por encima cambia el icono del cursor y aparecen las opciones para modificar, duplicar o borrar. Si hacemos clic y arrastramos podemos subir o bajar las preguntas, es decir, organizar el orden.
Esta es la pantalla que aparece por defecto, haz clic en la imagen para ampliarla.
Añadir elementos:
Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos que nos respondan, podemos elegir entre varios tipos:
Texto. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, etc.
Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios.
Tipo test. Verdadero o falso, elegir entre a, b, c, etc.
Casillas de verificación. Son botones que se pueden marcar o desmarcar.
Si elegimos esta opción tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Elegir de una lista. Nos hace una lista desplegable desde la que escoger la opción. Tenemos que escribir la lista para que se pueda seleccionar.
Escala. Sirve para que el usuario valore en una escala de números.
Cuadrícula. Es parecido al anterior pero podemos poner un título.
Podemos modificar, duplicar o borrar cualquier elemento del formulario usando los botones que aparecen al pasar el cursor por encima. Esto es lo que significan los iconos:
Modificar Duplicar Borrar
→ Importante. En todas las opciones podemos hacer que sea obligatorio rellenar o contestar los datos solicitados. Dependiendo de los datos solicitados tenemos que tener en cuenta la ley de protección de datos.
A todos los elementos accedemos también desde el menú insertar.
Desvincular de la lista. Esta opción aparece una vez que hemos vinculado el formulario a una hoja de cálculo para registrar las respuestas. Si lo desvinculamos desaparecerán las respuestas que ya tengamos registradas.
Añadir un tema gráfico:
El botón Tema sirve para añadirle diseño a nuestro formulario con plantillas que ofrece Google. Tenemos para elegir entre 97 fondos y diseños, centrados, justificados a la izquierda, floridos, formales, para que se adapten a lo que queremos. A estas plantillas Google las llama Temas.
→ Importante. Una vez seleccionado el Tema que nos gusta tenemos que hacer clic en aceptar.
Enviar o incrustar en una web
Desde este botón podemos mandar el formulario por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.
El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, si la ponemos como enlace la URL no se verá. Por ejemplo: Por favor rellena el siguiente formulario.
Podemos acceder a las opciones de compartir, enviar o incrustar también desde el menú archivo.
Un paseo por los menús
Menú Archivo. Estas son las opciones del menú archivo.
Insertar se refiere a incrustar en una página web y si decidimos descargarla la tenemos que abrir con una aplicación de hojas de cálculo como Excel, Apple Numbers o similar.
Si pulsamos en Abrir iremos a la página principal de Google Drive.
Menú editar. Este menú no tiene mucho misterio, deshacer, rehacer y el portapapeles.
Menú Ver. La primera opción, Ver el formulario dinámico abre una ventana para ver como está quedando el formulario y como lo verán los usuarios.
las siguientes opciones sirven para cambiar el tema gráfico y para visualizar o no los menús o para trabajar a pantalla completa.
Menú Insertar. Este menú hace lo mismo que Añadir elemento.
Menú Respuestas. La primera opción sirve para aceptar o no respuestas, nos puede interesar cerrar un cuestionario pero mantenerlo vivo.
Resumen de respuestas nos muestra en otra ventana varios gráficos con las estadísticas de nuestro formulario.
Podemos publicar las estadísticas para que las vean los usuarios que hacen el formulario.
Ejemplo de resumen de respuestas.
Seleccionar destino de las respuestas. Esta opción es importante porque ahí se almacenarán las respuestas de nuestros usuarios, podemos escoger entre crear una hoja de cálculo nueva, añadir una hoja a una que ya tengamos creada o forzar a que siempre se haga una hoja de cálculo nueva.
Si seleccionamos una hoja de cálculo nueva ésta nos aparecerá en Drive y todas las respuestas se almacenarán y las podremos ver ahí.
Desvincular formulario. Esta opción solo aparece una vez que hemos seleccionado un destino para nuestras respuestas. Si lo desvinculamos no perdemos las respuestas almacenadas en la hoja de cálculo, podemos acceder a ésta desde Google Drive.
Obtener URL previamente rellenada. Es otra forma de obtener la dirección web del formulario para compartir.
Eliminar todas las respuestas. Si se nos llena el formulario porque excedemos el tamaño que permite Google podemos hacer una copia en Drive o en nuestro PC y eliminar todas las respuestas.
Lo básico de la hoja de cálculo
Todas las respuestas se almacenan en una hoja de cálculo, una vez que la abrimos tenemos que fijarnos en el menú Formulario..
Desde este menú podemos modificar, enviar o ver nuestro formulario, mostrar el resumen de respuestas o borrarlo.
Podéis probar con vuestro propio correo las diferentes opciones a la hora de enviar los formularios ya que podéis enviar el formulario tal y como lo reciben los usuarios o la hoja de cálculo o ambas cosas.
También podemos conseguir el código para insertar el formulario en una página web o blog.
El botón compartir funciona exactamente igual que en las demás aplicaciones de Google.
Importante
Google por fin ha actualizado los formularios y ya se pueden limitar las respuestas a una por usuario. Para que funcione los usuarios tienen que estar logueados en Google o Google Apps.
Y nada más, con esto podéis empezar a utilizar formularios, probar y testear con vosotros mismos antes de ponerlo público y contar en los comentarios vuestras experiencias o problemas.
Artículos relacionados.
– Nueva versión de los Formularios de Google. Nuevo tutorial
Si te ha gustado, compártelo en tu red favorita.
Por Mariale marzo 16, 2013 - 9:11 pm
Hola quisiera saber si en un formulario creado es posible añadir una opción q no le permita a una misma persona llenarlo más de una vez
Gracias
Por Eva marzo 16, 2013 - 4:11 pm
Buenas!
Creo el formulario para adjuntar el enlace a un mail, este enlace es en forma de vínculo. Por lo que he leido aqui (gracias a todos) he de ponerlo público o cualquier usuario que reciba el enlace para que al darle al enlace le lleve al formulario.
Ahí viene mi problema. En ambas opciones me pone que puede editar y NO me deja cambiar a sólo lectura. He probado a cerrar sesión y volver. He probado en dos navegadores distintos,… Estoy haciendo algo mal?
salu2!
Por PIZHIULE RAEZ JESUS ANTONIO marzo 14, 2013 - 6:48 pm
Excelente el post, muy buena explicación.
Por admin marzo 7, 2013 - 6:28 pm
Hola Carmen, si son pocos puedes tener control usando las secuencias de comandos, hay uno que te manda a tu correo el formulario rellenado, este es el enlace a un tutorial para instalarlo. Si son muchos tendrías que usar una herramienta más profesional.
Por admin marzo 7, 2013 - 6:17 pm
Hola Lourdes, puedes hacer el formulario por partes pero lo de guardar las respuestas y continúar creo que no se puede o por lo menos yo no se como.
Por Carmen marzo 7, 2013 - 4:54 pm
Hola quiero hacer un formulario y lo quiero para hacer una votación por lo cual necesito que sea personal y que no llenen el formulario más de dos veces ¿eso es posible?
saludos
Carmen
Por Lourdes marzo 5, 2013 - 4:04 pm
Hola! Diseñé un formulario pero por el tipo de respuestas es posible que no lo respondan en un sólo momento. ¿cómo puedo hacer para que quien responda pueda guardar sus respuestas o que lo pueda enviar por partes?
Gracias por tu ayuda
Por admin marzo 4, 2013 - 11:29 am
Hola de nuevo Dayana, encantado de ayudarte.
1.- Antes había más de 90 plantillas gráficas y las han reducido a 20, la verdad es que no se la razón.
2.- El enlace al formulario lo puedes mandar con la cuenta de correos que quieras, es una URL dirigida a una página web en Google Drive. No hace falta que te envíes el formulario, solo tienes que seleccionar la URL que es la que envías a los usuarios.
3.- Con el nuevo sistema tienes la opción de usar una hoja de cálculo existente o crear una nueva creo que no puedes guardar las respuestas en el formulario.
No te debería de dar problemas, testea primero todo bien antes de hacer el envío y si necesitas más ayuda nos lo cuentas.
Por Dayana marzo 3, 2013 - 11:06 pm
Gracias, por tu ayuda.. Tengo otras dudas:
1. En mis forms anteriores, la presentación que escogí era más bonita(habían más opciones para la plantilla de diseño). En esta versión está más limitada, como hacer para utilizar los diseños de la anterior versión.
2. Necesito enviar mi encuesta a una población de aproximadamente 2.000 usuarios, he leido que gmail no me lo permitira, pero sera posible hacer lo siguiente:
a) utilizar el correo institucional (el de mi Universidad) este si permite el envio masivo a través de una lista de distribución que incluya con las 2000 cuentas de correo.Para ello se me ocurre que, me envie el formulario a un correo cualquiera, copie el enlace que éste genera, y luego desde mi correo institucional pegue el enlace en el cuerpo del correo y envie a la lista de distribución creada.. (Mi duda es, los resultados llegaran a mi hoja excel de google drive?
Otra cosa, como es tan masivo, leí que es conveniente , guardar respuestas en el formulario y no la opción crear una hoja excel, esto es cierto??
Gracias por tus respuestas
Por admin marzo 3, 2013 - 8:14 pm
Hola Dayana, he estado mirando en el blog oficial de Google y no he encontrado ninguna referencia a como pasar los antiguos formularios a la nueva versión, lo que si que he visto es que el soporte de copiar/pegar lo han mejorado por lo que si lo tienes que hacer de nuevo podrás avanzar más rápido.
Por Dayana marzo 3, 2013 - 7:33 pm
Hola, tengo creado unos formularios con la versión antigua de google drive, la cuestión es que ahora no se como migrar estos formularios hechos con las version anterior a la nueva versión…debo hacerlos de nuevo?
Por admin marzo 1, 2013 - 1:45 pm
Hola Almudena, esa opción la tienes al enviar el formulario, al añadir destinatarios tienes que seleccionar la opción Enviarme una copia. Los destinatarios te deberían de aparecer en la lista de usuarios con los que has compartido por correo electrónico.
Por Almudena marzo 1, 2013 - 10:37 am
Buenos días. Vengo utilizando los formularios desde hace un par de años. Hasta ahora, una vez enviaba por mail el formulario recibía una notificación en mi cuenta de correo con las direcciones de los destinatrios a los que había enviado el formulario. Desde el cambio de formato de edición en los formularios google no recibo esta notificación, y tampoco he localizado la forma de ver los destinatarios a los que se ha enviado en ninguno de los menus. Por favor, podrías indicarme como ver los destinatarios a los que se ha enviado el formulario. Muchas gracias. Saludos.
Por admin febrero 28, 2013 - 10:51 am
Hola Alonso, de momento eso no es posible porque no esta previsto en los elementos.
Por admin febrero 28, 2013 - 10:48 am
Hola Alberto, la verdad es que no sé a que se debe, he usado Mailchimp para mandar newsletters pero nunca para incrustar un formulario, debe ser un problema de seguridad. Si algún otro lector sabe más o si das con la clave, escribe aquí la solución, muchas gracias.
Por Alonso febrero 27, 2013 - 11:04 pm
Hola , llevo mucho tiempo pero no consigo crear un campo que sea del tipo fecha ( algo parecido a seleccionar un calendario ) sabes si es posible ?
Un saludo y muchas gracias
Por Alberto febrero 27, 2013 - 10:42 am
Enhorabuena por tu tutorial!!! Estoy intentando incrustar en http://www.mailchimp un formulario de docs y cuando hago los envíos de prueba, se ven las preguntas y las diferentes opciones, pero no deja rellenarlo, ya que las casillas para marcar, o el cuadro de texto para explicar del formulario no se ve. Gracias por adelantado
Por admin febrero 26, 2013 - 11:22 am
Hola Lilliam, no entiendo muy bien la pregunta, si no quieres saber los nombres con no pedirlos sería suficiente, si me explicas un poco mejor el problema a lo mejor podemos acotar más la respuesta.
Por admin febrero 26, 2013 - 11:20 am
Hola Mónica, cuando envías un formulario el que lo recibe lo puede rellenar pero no modificar, lo mismo que si lo incrustas en una web.
Por monica febrero 26, 2013 - 8:15 am
hola tus tips me ayudaron mucho! esta es mi primera vez con esta herrmienta mi problema es que no se como hacer para que mi encuesta una vez publicadano tenga la opcion de editar ya que obviamente asi cualquiera lo puedo hacer.
espero que me puedas ayudar