Exportar eventos de Calendar a una Hoja de cálculo

Exporta los eventos de tus calendarios para hacer tratamiento de los datos

Hace unos días un amigo me pidió ayuda para exportar sus eventos de Google Calendar a Excel, como yo no tengo instalado Excel estuve mirando otras alternativas y puede hacerse de forma sencilla con una Hoja de cálculo de Google y un pequeño script.

Por diferentes motivos podemos estar interesados en tener todos los datos y eventos de un calendario en una Hoja de cálculo, como por ejemplo, hacer gráficos de los tiempos que gastamos en ciertos eventos o simplemente ver todos los eventos en una sola página, en este tutorial os enseño cómo hacerlo.

Vamos a trabajar con una hoja de cálculo de Google que lleva integrado un script, es el que tendremos que modificar para adecuarlo a nuestras necesidades, elegir el calendario a exportar y los rangos de fechas.

① Lo primero que tenemos que hacer es descargar la hoja de cálculo, https://goo.gl/FQFafQ, como le he cambiado edit por copy al final de la URL el documento se copia de forma automática en nuestro Drive. La hoja de cálculo ya lleva los encabezados de los eventos.

② Una vez en la hoja de cálculo nos vamos a Herramientas -> Editor de secuencia de comandos.

③ Tenemos que modificar la línea 23 del código y escribir nuestro correo de Gmail o el id del calendario que queremos exportar.


var mycal = "username@gmail.com"; 

 
Escribiendo nuestro correo electrónico nos descargará los eventos a la hoja de cálculo de nuestro calendario principal, si queremos que se descargue un calendario específico tenemos que buscar el id de ese calendario. Para ello nos vamos al calendario y entramos en la Configuración -> Integrar el calendario

Una vez que tenemos el id del calendario lo sustituimos por el correo.

④ Modificamos en la línea 39 el rango temporal de los eventos, os aconsejo que si son muchos lo hagáis por partes, el script tiene un tiempo de ejecución pasado el cual se para.


var events = cal.getEvents(new Date("January 12, 2018 00:00:00 CST"), new Date("October 18, 2018 23:59:59 CST"), {search: '-project123'});

 
⑤ Opcionalmente podemos querer borrar la hoja de cálculo cada vez que se ejecute el script, para hacerlo tenemos que quitar las dos barras de la línea 54 (//).


sheet.clearContents(); 

 
⑥ Una vez modificado el script, guardamos y ejecutamos el código.

⑦ La primera vez que ejecutamos el código Google nos pedirá permisos para ejecutarlo desde la cuenta correspondiente.

Una vez que termine de ejecutarse tendremos todos los eventos en nuestra hoja de cálculo de Google y podremos tratarlos o descargarlos a nuestro PC y abrirlo con Excel o Apple Numbers. Si queréis hacer gráficas con los datos os aconsejo usar el botón Explorar de la hoja de cálculo de Google o si sois usuarios avanzados Data Studio de Google.

En Excel también puede hacerse, hay que descargar el archivo .ics de los calendarios de Google y al abrirlo se nos despliegan las opciones de importación y ahí radica el problema, por lo menos para mi, yo no he sido capaz de configurarlo correctamente mientras que con el script me ha resultado muy sencillo y no hay que tener nada instalado en el PC o Mac, probablemente a usuarios avanzados de Excel no les costará mucho pero para aquellos que no tienen instalado el programa o no saben mucho de Excel esta solución es más fácil.

Fuente: No he encontrado al autor del script, esta es la página de donde he sacado la información: https://www.cloudbakers.com/blog/export-google-calendar-entries-to-a-google-spreadsheet.

Sobre Rafael Nuñez-Lagos

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